Microsoft Excel

Microsoft Excel programı gelişmiş bir elektronik hesap tablosudur. Microsoft Excel’de hazırlanan dosyalar bilgisayara “xls” uzantısı ile kaydedilirler. Microsoft Excel’de hazırlanan dosyalara Çalışma Kitabı (Workbook) adı verilir ve her kitap başlangıçta 3 adet sayfa (shhet) ile açılır. Bu sayfalar çoğaltılabilir veya azaltılabilir. Her sayfa satır ve sütunlar oluşmuştur. Satırlar rakamlarla, sütunlar ise harfler ile temsil edilir. Microsoft Excel’de bulunan her sayfada toplam 256 sütun ve 65,536 adet satır vardır. Sütun ve satırların kesiştiği yerlere hücre adı verilir. Hücrelerde bulundukları sütun ve satırın konuma göre adlandırılırlar. Bu durumda ilk sütun ve satırın kesiştiği yerdeki hücre A1 hemen sağındaki B1 adını alır.

Hücreler Üzerinde Hareket Etmek

Microsoft Excel’e verilerimizi girerken veriyi girmek istediğimiz hücreyi aktif hale getirmeliyiz. Hücreleri aktif

hale getirmek mouse ile istenilen hücreye tıklanır veya ;

 

Sol Ok                   Bir hücre sola

Sağ Ok                  Bir hücre sağa

Yukarı Ok            Bir hücre yukarı

Aşağı Ok               Bir hücre aşağı

Page Up                Bir ekran yukarı

Page Down           Bir ekran aşağı

Ctrl+Sol Ok          Bir soldaki veri bloğunun başına yada sonuna

Ctrl+Sağ Ok         Bir sağdaki veri bloğunun başına yada sonuna

Ctrl+Home           Çalışma sayfasının başına

Ctrl+End               Veri içeren son hücreye

Hücreleri Seçmek

Bir tabloda hücreleri biçimlendirmek, silmek eklemek için öncelikle hücrelerin seçili hale getirilmesi gerekir. Hücreleri seçmek için şu yöntemler kullanılabilir;

1)       Klavyeden shift tuşu basılı iken yön tuşlarını kullanarak veya mouse ile herhangibir bir hücrenin üzerine tıklayıp mouse hareket ettirerek hücre seçimi yapılabilir.

2)       Mouse satırı temsil eden rakamın üzerine getirilip tıklayarak satır seçimi yapılabilir.Mouse’un sol düğmesi basılı iken mouse aşağı yukarı doğru hareket ettirilerek birden fazla satır seçimi yapılabilir.

3)       Mouse sütunu temsil eden harfin üzerine getirilip tıklayarak sütun seçimi yapılabilir.Mouse’un sol düğmesi basılı iken mouse sağa sola doğru hareket ettirilerek birden fazla satır seçimi yapılabilir.

Hücrelere Veri Girmek ve Düzeltmek

Veri girilmek istenilen hücre aktif  hale getirildikten sonra klavyeden istenilen değerler yazılır ve aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılır;

1)       Enter tuşuna basılır

2)       Mouse ile farklı bir hücreye tıklanır

3)       Klavye ile başka bir hücre etkinleştirilir.

Eğer yazılan veriyi iptal etmek istersek ESC tuşuna basarız.

 

 

Bir hücreye yanlış veya eksik bir şeyler yazığımız zamanlar düzenleme yapmamız gerekir. Düzenleme yapmak istediğimiz hücre etkin hale getirildikten sonra F2 tuşuna basar veya hücre içerisine mouse ile çift tıklarız. Bu şekilde düzenleme moduna geçmiş oluruz. Yön tuşlarını kullanarak hücre içerisinde hareket edebilir ve istediğimiz gibi düzenleme yapabiliriz. Yine herhangi bir hücrenin üzerinde geldiğimizde hücrenin içerisinde yazılı olan veri formül çubuğunda görülür. Buraya mouse ile tıklayarakda verileri düzeltebiliriz.

Eğer yanlış bir işlem yaparsak Düzen-Geri Al (Edit-Undo) komutu kullanılarak son yaptığımız işlemleri iptal edilebiliriz.

Bir hücrede yazılı herhangi bir veriyi silmek istersek, içeriğini silmek istediğmiz hücreler seçili hale getirilir ve klavyeden delete tuşuna basılır veya Düzen-Temizle (Edit-Clean) komutu verilir. Bu işlem sadece hücre içerisinde yazılı olan veriyi siler. Hücre için tanımlanmış olan biçim veya doğrulama kesinlikle etkilenmez.

Çalışma Kitaplarını Kaydetmek

Microsoft Excel’de hazırladığımız Çalışma Kitaplarını ileriki bir tarihtede ulaşabilimek ve kalıcı olarak bilgisayarımızda saklamak için Dosya-Kaydet (File-Save) komutu verilir. Bu komutu ilk kez veridğimizde karşımıza bir pencere gelir. Gelen pencerede  Kayıt Yeri (Save In) adlı kısımla Çalışma Kitabımızı kaydetmek istediğimiz sürücü veya klasörü seçeriz. Daha sonra Dosya Adı (File Name) adlı kısıma belgemize vermek istediğimiz ismi gireriz. Eğer istersek Kayıt Türü adlı kısımdan Çalışma Kitabını farklı bir türde kaydedilmesini sağlayabiliriz. Microsoft Excel’in varsayılan seçeneği Microsoft Excel Çalışma Sayfası’dır. Bir dosya bir kez kaydedilkten sonra yani bir kitaba bir isim atandıktan sonra yapılan kayıt işlemlerinde bu pencere tekrar karşımıza çıkmaz, bundan sonra vereceğimiz kaydet komutu ile varolan kitabın üzerine otamatik kayıt yapılır.

Çalışma kitapları kaydedilirken eğer istenirse kayıt penceresinde bulunan Seçenekler (Options) adlı düğmeciğe tıklayarak Çalışma kitabına şifre verilebilir.

Çalışma Kitapları Farklı Kaydetmek

Daha önceden bir isim verilerek bilgisayarımıza kaydedilmiş olan bir kitabı yeni bir isimle kaydetmek için Dosya-Farklı Kaydet (File-Save As) komutu verilir. Çalışma kitabı yeni bir isimle kaydedilirken eski kitap zarar görmez.

Çalışma Kitaplarını Açmak

Daha önceden bir isim verilerek bilgisayara kaydedilmiş kitapları açmak için yapılan bu işlem Dosya-Aç (File-Open) menüsü ile gerçekleştirilir. Bu komut verildikten sonra karşımıza gelen pencerede Bak (Look In) adlı kısımdan kitabın kayıtlı olduğu sürücü veya klasör seçilir. Bu işlemden sonra aşağıdaki listede seçili olan sürücü veya klasör içerisinde bulunan dosyaların listesi gelir. Buradan uygun olan dosya seçilerek Aç (Open) düğmeciğine basılır.

Kitapları açmanın bir diğer yolu ise Microsoft Excel’de çalışılan en son 4 (dört) dosyanın adı Dosya (file) menüsünün altında gösterilir. Eğer burada istediğimiz dosya var ise buna tıklayarak belgeyi açabiliriz.

Yeni Çalışma Kitabı Oluşturmak

Microsoft Excel’de yeni bir çalışma yapmak için yeni temiz bir sayfaya ihtiyaç duyarız. Yeni bir sayfa açmak için Dosya-Yeni (File-New) komutu verilir. Bu komuttan sonra gelen pencerede Çalışma Kitabı(Workbook) seçilerek yeni bir sayfa açılabilir. Eğer istersek Excel’de bulunan hazır şablonlardan birini seçerek istediğimize uygun bir sayfa seçebiliriz. Bu sayede en baştan bir sayfa hazırlamak yerine varolan hazır bir sayfa üzerinde gerekli değişiklikleri yaparak istediğimize ulaşabiliriz.

Çalışma Kitapları Kapatmak

Bir kitap ile işimiz bittiğinde o kitabı kapatma ihtiyacı duyarız. Excel’de aktif olan kitabı kapatmak için Dosya-Kapat (File-Close) komutunu veririz. Eğer Bu kitap içerisinde kaydedilmemiş bir değişiklik var ise Microasoft Excel bir mesaj penceresi ile bizi uyarır ve değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğimizi sorar. Bu soruya Evet (Yes) veya Hayır (No) yanıtı vererek çalışma kitabını kaydedederek veya kaydetmeden kapatabiliriz. Eğer İptal (Cancel) düğmeciğine basarsak kapatma işlemini iptal eder.

Birden Fazla Çalışma Kitabı ile Çalışmak

Microsoft Excel birden fazla kitap ile çalışmamıza izin verir. Aynı anda birçok kitap açabiliriz. İstediğimiz kitap ile çalışabilmek için Pencere (Windows) menüsüne tıklarız. Bu menü açıldığında açık olan çalışma kitaplarının bir listesini verir. Çalışmak istediğimiz kitabı seçerek tıklayabiliriz.

 

 

Pencere-Yeni Pencere (Window-New Window) komutu verilerek aktif çalışma kitabına ait sanal bir pencere oluşturulabilir. Pencere-Tümünü Yerleştir (Window-Arange All) komutu verilerek de aktif durumda olan ve oluşturulan sanal pencerelerin hepsinin ekranda aynı anda görüntülenmesi sağlanabilir.

Sayfaları Yazdırmak

Sayfa Yapısını Ayarlamak

Dosya-Sayfa Yapısı (File-Page Setup) menüsü araçılığı ile Microsoft Excel’de çalıştığımız kitapların sayfa yapılarını ayarlayabilirz. Karşımıza gelen penceredeki seçenekleri kullanarak kitabımızı istediğimiz ebatlardaki bir sayfaya çıkmasını sağlayabilir, yazıcıdan çıkacak sayfanın sağ-sol, alt-üst kısımlarında ne kadar boşluk bırakılacağını, belgenin sayfaya yatay mı yoksa dikey mi çıkacağını belirleyebiliriz.

Sayfa (Page) sekmesi ile ise kağıdın yüksekliği ve genişliği istenildiği gibi ayarlanabilir. Ayrıca kağıdın yatay veya dikey olarak ayarlanması sağlanır.

Kenar Boşlukları (Margins) sekmesi aracılığı ,ile kağıdın alt-üst-sağ-sol boşluklarının değiştirilmesi, cilt payının ayarlanması ve alt/üst bilgi için ayrılan boşlukların değiştirilmesi ayarlanabilir.

Üst bilgi/Alt bilgi (Heather/Footer) sekmesi aracılığı ile  kağıdın üst ve altında bulunan boşluklara istenilen bilgilerin yazılması sağlanır.

Yazdırılacak Alanı Belirlemek

Hazırlanan çalışmanın tümünü değilde sadece belirli bir bölümünü yazdırmak istersek eğer o alanı seçili hale getirdikten sonra Dosya-Yazdırma Alanı-Yazdırma Alanını Belirle komutunu veririz. Daha sonra bunu iptal etmek istediğimizde Dosya-Yazdırma Alanı-Yazdırma Alanını Temizle komutunu veririz.

Baskı Önizleme

Dosya-Baskı Önizleme (File-Print Preview) menüsü araçılığı ile verebileceğimiz bu komut ile hazırladığımız çalışmanın yazıcıdan nasıl çıkacağını görebiliriz.

Yazdır

Dosya-Yazdır (File-Print) menüsü aracılığı ile vereceğimiz bu komut ile hazırladığımız bu çalışmamızı yazıcıdan çıkartabiliriz

Hücreleri Biçimlendirmek

Microsoft Excel’de üzerinde çalıştığımız sayfayı biçimlendirmek için ilk önce biçimlendirme yapmak istediğimiz hücreleri seçili hale getiririz. Biçim-Hücreler (Format-Cells) komutunu verdikten sonra karşımıza gelen pencere aracılığı ile hücrelerimizi istediğimiz şekilde biçimlendiririz.

Sayı(Number) sekmesi ile hücre içerisinde bulunan verinin hangi formatta yani biçemde bulunacağı belirleriz. Örneğin para ile ilgili kullanılan hücrelerde hangi para birimi gösterilsin ondalık basamak sayısı kaç olsun gibi.

Hizalama(Alignment) sekmesi aracılığı ile hücrede bulunan; değer hücreye ortalı, sağa yaslı, sola yaslımı olacak, eğer istenirse verilerin belirli bir açı ile gösterilmesi sağlanır. Ayrıca birkaç hücreyi seçerek bunları birleştirebilir sanki tek bir hücreymiş gibide kullabiliriz.

Yazıtipi (Font) sekmesi ile hücre içerisindeki verilerin hangi puntoda veya renkte olunacağı ayarlanır.

Kenarlık (Bordes) sekmesi ile Hücreler etrafına istenildiği gibi çerceveler çizdirilebilir.

Desen sekmesi aracılığı ilede hücrenin zemin rengi nasıl olacak bunu belirleriz.

Satır ve Sütun Genişliklerini Ayatrlamak

Herhangi bir sütunu veya sütunları genişletmek için, genişletmek istediğimiz sütunlardan hücre seçimi yaparız. Ardından Biçin-Sütun-Genişlik (Format-Column-Width) komutu verilir gelen pencereye istediğimiz dğeri yazdıktan sonra Tamam düğmesine basarak, seçili olan sütunları genişletmiş oluruz. Bir başka yol ise mouse imlecini sütunu temsil eden harfin üzerine götürüp siyah çift yönlü bir oka dönüşmesini sağlarız. Mouse imleci değiştikten sonra sol düğme basılı iken sağa veya sola doğru hareket ettirerek genişliği ayarlayabiliriz.

Herhangi bir satırı veya satırları yükseltmek için, yükseltmek istediğimiz satırlardan hücre seçimi yaparız. Ardından Biçin-Satır-Yükseklik (Format-Row-Hight) komutu verilir gelen pencereye istediğimiz değeri yazdıktan sonra Tamam düğmesine basarak, seçili olan satırların yüksekliğini ayarlamış oluruz. Bir başka yol ise mouse imlecini satırı temsil eden rakamın üzerine götürüp siyah çift yönlü bir oka dönüşmesini sağlarız. Mouse imleci değiştikten sonra sol düğme basılı iken aşağı yukarı doğru hareket ettirerek yüksekliği ayarlayabiliriz.

Otamatik Biçemleri Kullanmak

Eğer tek tek hücreleri biçimlendirerek vakit kaybetmek istemiyorsak Microsoft Exccel’in otamatik biçemlerini kullanabiliriz. Bunu yapabilmek için biçemlendirmek istediğimiz hücreleri seçili hale getirr ardından Biçim-Otomatik Biçim (Format-Autoformat) komutunu veririz. Gelen pencereden uygun bir biçim seçildikten sonra tamam düğmesine tıklanır.

Kopyalama

Çalışma sayfasında bulunan verileri farklı bir alana kopyalamak için sırası ile şu adımlar izlenir;

 

1.        İstenilen hücreler seçili hale getirilir.

2.        Düzen-Kopyala (Edit-Copy) komutu verilir

3.        Sayfada istenilen hücre etkim hale getirilir.

4.        Düzen-Yapıştır (Edit-Paste) komutu verilir.

Özel Yapıştırma

Kopyala-Yapıştır yöntemini kullanarak yapılan kopyalamalarda hücreler tüm özellikleri ile birlikte kopyalanırlar. Eğer bir hücrenin sadece biçimini, formülünü, içerisinde bulunan verileri veya hücre için tanımlanmış veri doğrulamarından birini kopyalatmak istiyorsak  Düzen-Özel Yapıştır komutu kullanılır. Özel yapıştırma için sırası ile şu adımlar izlenir;

1.        İstenilen hücreler seçili hale getirilir.

2.        Düzen-Kopyala (Edit-Copy) komutu verilir

3.        Sayfada istenilen hücre etkim hale getirilir.

4.        Düzen-Özel Yapıştır (Edit-Paste) komutu verilir.

5.        Gelen pencereden istenilen seçenekler seçilir ve tamam düğmesine tıklanır.

Taşıma

Çalışma sayfasında bulunan verileri farklı bir alana taşımak için sırası ile şu adımlar izlenir;

1.        İstenilen hücreler seçili hale getirilir.

2.        Düzen-Kes (Edit-Cut) komutu verilir

3.        Sayfada istenilen hücre etkim hale getirilir.

4.        Düzen-Yapıştır (Edit-Paste) komutu verilir.

İstenilen Verilerin Bulunması

Microsoft Excel’de hazırlanan sayfalarda herhangi bir verinin bulunması için Düzen-Bul (Edit-Find) komutu verilir. Karşımıza gelen pencerede Aranan (Find What) kutusuna aranan metin yazıldıktan sonra Sonrakini Bul(Find Next) düğmesine tıklanılır.

Eğer bulunan verirnin farklı bir veri ile değiştirilmesi isteniyorsa Düzen-Değiştir (Edit-Replace) komutu verilir. Karşımıza gelen pencerede Aranan (Find What) kutusuna aranan veri yazılır ve bu veri yerine geçmesi istenen veride Yeni Değer (Replace With) kutucuğuna yazdıktan sonra Sonrakini Bul(Find Next) düğmesine tıklanılır. Eğer bulunan verinin değiştirilmesi isteniyorsa Değiştir (Replace) düğmeciğine değiştirmek istemiyorsak Sonrakini Bul(Find Next) düğmesine tıklanılır. Eğer sayfa içerisinde bulunanların hepsinin değiştirilmesini istiyorsak Tümünü Değiştir (Replace All) düğmeciğine tıklarız.,

İstenilen herhangi bir hücre üzerine gitmek istiyorsak Düzen-Git (Edit-Goto) komutu kullanılır. Gelen pencerede Başvuru (Reference) kutuçuğuna gitmek istenen hücrenin adı yazılır ve tamam düğmesine tıklanır.

Ekran Görünümü Değiştirmek

Microsoft Excel’de Görünüm (View) menüsü kullanarak Excel’in ekran görüntüsü değiştirilebilir.

Normal (Normal) Microsoft Excel’in varsayılan standart çalışma anı görünümünü sağlar.

Sayfa Sonu Önizleme (Page Break Preview) Sayfada kullanılan bölgelerin görüntüsü sağlar.

Araç Çubukları (Toolbars)  menü içinde bulunan komutların yaptıkları işleri basitçe gerçekleştiren küçük butonlardır. Araç çubukları komutu, butonları ve buton gruplarını kendi isteğimize göre düzenlememizi sağlar. Görünüm (View) menüsünde Araç çubukları (Toolbars) komutunu seçtiğimizde buton gruplarının ismi görüntülenir. Buton gruplarından en önemlileri Standart (Standart) ve Biçimlendirme (Formatting) gruplarıdır. Ekran da görünen bir araç çubuğunun isminin yanında ü işareti bulunur. Bir araç çubuğu grubunu akrana getirmek veya ekranda gizlemek için üzerinde tek tıklama yapmak gerekir. Eğer kendi isteğimize göre özel bir araç çubuğu oluşturmak istersek Özelleştir (Customize) seçeneği işaretlenir. Ekrana gelen diyalog kutusunda gerekli işlemler yapılarak özel bir buton grubu oluşturulabir.

Yakınlaştır (Zoom)  Microsoft Excel sayfaları normalde %100 oranında görüntülenir. Bu oranı %10 ile %500 arasında değiştirmek için Yakınlaştır (Zoom) komutu kullanılır.

Formül Çubuğu (Formula Bar)    Formüllerin ve hücre içindeki tüm bilgilerin görüntülendiği formül çubuğunu göstermek veya gizlemek için kullanılır.

 

Durum Çubuğu (Status Bar) Gerekli açıklayıcı bilgilerin görüntülendiği durum çubuğunu göstermek veya gizlemek için kullanılır.

Üst Bilgi ve Alt Bilgi Eklemek

Microsoft Excel’de sayfaların altında ve üstünde yer almasını istediğimiz sabit bilgiler eklemek için Görünüm-Üstbilgi ve Altbilgi (View-Header and Footer) komutu verilir.Bu komut verildikten sonra karşımıza Sayfa Yapısı (Page Setup) penceresi gelir. İstenilen altbilgi ve üstbilgi tanımlandıktan sonra tamam düğmesine basarak aktif hale getirebiliriz. Aynı işlemi Dosya-Sayfa Yapısı (File-Page Setup) komutu ilede yapabiliriz.

Sayfalara Yeni Satır ve Sütunlar Eklemek/Silmek

Eklemek

Bir çalışma sayfasına yeni bir satır eklemek için sayfa üzerinde satırı eklemek istediğimiz yeri etkinleştiririz ve Ekle-Satır (Insert-Rows) komutunu veririz. Birden fazla satır eklemek için birden fazla satırın seçili olması gerekir. Microsoft Excel seçili olan satır adetince satır ekler.

Bir çalışma sayfasına yeni bir sütun eklemek için sayfa üzerinde sütunu eklemek istediğimiz yere etkinleştiririz ve Ekle-Sütun (Insert-Columns) komutunu veririz. Birden fazla sütun eklemek için birden fazla sütunun seçili olması gerekir. Microsoft Excel seçili olan sütun adetince satır ekler.

Ekle-Hücre (Insert-Cells) komutunu kullanarak sayfada etkin hücrenin bulunduğu yere yeni bir hücre ekler. Bu komut verildikten sonra ekrana bir pencere çıkar. Bu pencereden eklenen yeni hücrenin varolan diğer hücreleri nasıl etkileyeceğini seçtikten sonra tamam düğmesine basılır.

Silmek

Bir çalışma sayfasında varolan bir satırı veya sütunu silmek için sayfa üzerinde silinmek istenen satır veya sütunlar seçilir, ardından Düzen-Sil(Edit-Delete) komutunu veririz. Birden fazla satır veya sütun silmek için birden fazla satırın veya sütunun seçili olması gerekir. Eğer sadece hücereler seçili ise ekrana bir pencere gelir ve silinen hücrelerin yerinin nasıl doldurulacağı sorulur. Uygun seçenek işaretlendikten sonra tamam düğmesine basılır.

Şekillerle Çalışmak

Microsoft Excel‘de sayfalarımıza resimler, sekiller veya wordart adı verilen özel yazılar ekleyebiliriz. Bunu yapabilmek içim Ekle-Resim (İnsert-Picture) menüsünden faydalanırız. Bu menü açıldığında karşımıza birkaç seçenek gelir.

Resim Eklemek

Ekle-Resim-Küçük Resim (İnsert-Picture-Clipart) komutunu verdiğimizde karşımıza Clipart Galeri penceresi gelir bu pencereden istenilen resim seçildikten sonra Insert düğmesine basılır ve sayfada imlecimizin bulunduğu yere seçtiğimiz şekil çıkar.

Otamatik Şekil Eklemek

Ekle-Resim-Otomatik Şekil(İnsert-Picture-Autoshapes) komutunu verdiğimizde karşımıza bir araç çubuğu gelir. Bu araç çubuğundan istenilen şekil seçildikten sonra mouse imleci + işaretine dönüşür ve sayfada mouse‘un sol düğmesine basarak bu şekli istediğimizi yere yerleştirebiliriz. Böylece sayfamıza otomatik sekilleri eklemiş oluruz. Eklenen otomatik şekilleri biçimlendirmek rengini değiştirmek, gölge vermek için Çizim (Draw) araç çubuğundan faydalanabiliriz.

WordArt Eklemek

Ekle-Resim-Wordart(İnsert-Picture-Wordart) komutunu verdiğimizde karşımıza Wordart Galeri penceresi gelir. Bu pencereden istenilen Wordart seçilerek Tamam düğmesine tıklanır. Bir sonraki ekrana istenilen metin yazılır ve yine Tamam düğmesine tıklanır. Bu şekilde sayfamıza Wordart eklenmiş olur. Wordart‘ları düzenlemek için WordArt araç çubuğundan faydalanılır.

Sayfalara eklenen nesneleri düzenlemek, taşımak, boyutlarını değiştirmek veya silmek için ilk etapda nesneyi aktif hale getirmeliyiz. Bir nesneyi aktif hale getirmek için üzerine bir kez tıklamamız yeterlidir. Nesneyi aktif hale getirdikten sonra “delete” tuşuna basark nesneyi silebiliriz.

Veri Girişlerini Sınırlandırmak

Microsoft Excel bir hücreye girilebilecek verilerin sınırlandırılmasına izin verir. Bu sayede hücrelere yanlış verilerin girilmesi önlenmiş olur. Örneğin personel maaşlarının girildiği bir hücreye belirtilen rakamlar dışında hiçbir bir değer girilemez. Bu sınırlandırmayı yapmak için Veri-Doğrulama menüsünden yaralanırız. Bu komut verildikten sonra ekrana gelen pencereden Ayarlar sekmesinde bulunan İzin Verilen Adlı açılan metin kutusundan hücrede bulunacak verinin türünü belirleriz. Hemen ardından Veri adında yeni bir açılan metin kutusu oluşur. Buradanda nasıl bir karşılaştırma yapacağımızı belirleriz ve aşağıdaki metin kutularına

 

kriterlerimizi gireriz. Tüm bu işlemler yapıldıktan sonra doğrulama özelliğini verdiğimiz hücrelere yanlış veya bizim isteğimiz dışı bir veri girildiğinde Microsoft Excel bizi uyaracak ve girilen veriyi kabul etmeyecektir. Eğer

Microsoft Excel’in hata mesajını beğenmiyorsak bunu değiştirmek için Veri-Doğrulama komutunu verdiğimizde gelen pencereden Hata Uyarısı adlı sekmeyi seçeriz. Mesaj penceresinin başlık çubuğunda ve içeriğinde yazacak olan iletiler belirlenir ve tamam düğmesine basarız. Artık hücreye hatalı bir veri girildiğinde Microsoft Excel’in standart hata uyarısı değil bizim kendi belirlediğimiz hata uyarısı ile karşılaşırız.

Eğer istenirse hücre üzerine gelindiğinde Microsoft Excel’in bize bu hücre hakkında bir açıklama vermesini sağlayabiliriz. Veri-Doğrulama komutu verildiğinde gelen pencereden Girdi İletisi adlı sekme seçilerek ilgili yerler doldurulğunda Microsoft Excel bizi hücre üzerine geldiğimizde hücre hakkında bizim belrlediğimiz notu gösterecektir.

Hücreleri Değerlerine Göre Biçimlendirme

Microsoft Excel hücreleri alabilecekleri değerlere göre biçimlendirmemize olanak sağlar. Bir hücreyi içeriğine göre biçimlendirmek için ilgili hücreler seçildikten sonra Biçim-Koşullu Biçimlendirme komutu verilir. Gelen pencerede kriterler belirlendikten sonra Biçim düğmesine tıklayarak bu kriterlere uygun veri girildiğinde hücrenin alacağı biçim belirlenir,  eğer 2. bir kriter daha girilmek isteniyorsa Ekle düğmesine basarak bir diğer kritir belirlenir ve bu kriter için farklı bir biçim belirlenir. Microsoft Excel’de bir hücre için en fazla üç adet koşullu biçimlendirme belirtilebilir.

Verileri Sıralama/Fitltreleme

Microsoft Excel’de verilerin daha düzenli olması daha hızlı ve pratik bir şekilde ulaşılabilmesi için sıralama ve filtreleme yöntemleri kullanılır.

Veri-Sırala (Data-Sort) komutu   verilerek sıralama penceresine ulaşılır. Bu pencerede sıralamanın hangi sütunlara göre yapılacağı belirlenir. Ardından bu sıralamanın Artan (Asceding)  veya Azalanmı (Desceding) olacağı belirtilir ve tamam düğmesine basılır. Ayrıca sırlama yapılırken ilk satırın sıralamaya dahil edilip edilmeyeceğide Başlık Satır Var, Başlık Satır Yok seçeneği işaretlenerek belirlenebilir.

Veri-Süz-Otamatik Süz (Data-Filter-Autofilter) komutunu vererek sayfada bulunan verilerin filtrelenmesi sağlanır. Bu sayede tabloda yanlızca gerekli bilgilerin görüntülenmesi sağlanabilir. Bu komut verildiğinde tablonun başlangıç sütunlarında Aşağıya ok butonları görüntülenir. Aşağı ok butonu tıklandığında filitrelemek istenilenilen bilgi işaretlenir veya Özel (Custom) seçeneği tıklanarak gelen pencere yardımıyla isteğe bağlı aralıklarda filitreleme yapılabilir. Filitreleme işlemi bittiğinde normale dönmek için Veri-Süz-Otomatik Süz (Data-Filter-Autofilter) komutu tekrar verilir.

Grafiklerle Çalışmak

Microsoft Excel’de grafik oluşturmak için ilk etapda grafik için kullanılacak verilerin girilmesi gerekir. Ardından sayfa üzerinde verilerin bulunduğu hücreler seçili hale getirilir ve Ekle-Grafik (Insert-Chart) komutu verilir. Ekrana grafik oluşturmak için graik Sihirbazı (Chart-Wizard) penceresi gelir. Bir pencerede bir başka sonraki aşamaya geçmek veya dönmek için İleri (Next) ve Geri (Back) düğmeleri kullanılır.Grafik oluşturmak için 4 adım gereklidir. 1. Aşamada grafik türü seçilir ve İleri (Next) düğmesine tıklanır. Ekrana 2. Aşama gelir, burada Grafiğin satırlara göremi yoksa sütunlara göremi çizileceği belirlenir ve İleri (Next) düğmesine tıklanır. 3. Aşamada grafiğin çeşitli seçeneklere göre yapılandırılması ve grafiğe son şeklinin verilmesi sağlanır ve İleri (Next) düğmesi tıklanır. Son aşamada ise grafiğin farklı bir sayfaya mı yoksa tablonun bulunduğu sayfaya mı yerleştirileceği belirlenir ve Son (Finish) düğmesi tıklanır.

Böylece grafik Microsoft Excel ortamına yerleştirilmiş olur. Ekrana Grafik işlemlerini düzenlemek ile ilgili butonların bulunduğu Grafik Araç Çubuğu yerleşir. Bu butonlar yardımıyla veya Grafik (Chart) menüsü yardı ile grafik tekrar değiştirilir veya düzenlenir.

NOT: Bir grafik üzerinde tek tıklama yapıldığında grafik boyutları ayarlanabilir, grafik taşınabilir veya kopyalanabilir, grafik silinebilir. Grafiğin düzenlenmesini istediğiniz alanının üzerinde çift tıklama yapılarak ekrana gelen diyalog kutusu yardımıyla grafiğinizi renklendirebilir, yazılarını düzenleyebilirsiniz.

Formüllerle Çalışmak

Microsoft Excel gelişmiş bir elektronik bir hesap tablosudur ve birçok işlemi yapabilmek için içerisinde birçok fonksiyon barındırır.

Microsoft Excel’de herhangi bir hücreye formül girerken kesinlikle = işareti ile başlanmalıdır. Herhangi bir hücreye =5+10  formülünü girersek hücre otamatik olarak 15 değerini alacaktır. Microsoft Excel’in bir işlem yaparken kullandığı işaretletler şunalrdır;

 

 

+             Toplama

–                      Çıkartma

*             Çarpma

/              Bölme

^              Üst Alma

%            Yüzde Hesaplama

Aşağıda örnek birkaç işlem verilmiştir;

=10+5                                   sonuç 15 çıkacak

=50-30                                  sonuç 20 çıkacak

=3*4                                      sonuç 12 çıkacak

=49/7                                    sonuç 7 çıkacak

=2^3                                      sonuç 8 çıkacak

=300*20%                           sonuç 60 çıkacak

Microsoft Excel’de Çarpma ve Bölme işlemleri her zaman öncelik hakkına sahiptir. Eğer bir formül içerisinde aynı anda hem toplama veya çıkarma hemde çarpma veya bölme işlemleri varsa öncelik hakkı verilmek istenen işlemler  parantezler “( ) “ içerisinde yazılmalıdır; Aşağıdaki örneklere dikkat ediniz;

=10+20/2                             sonuç 20 çıkacak

=(10+20)/2                           sonuç 15 çıkacak

Formüllerde Hücre Adreslerini Kullanmak

Microsoft Excel’de formül hazırlarken hücre isimleri referans olarak kullanılabilir. Aşağıda öğrenci notlarının girildiği bir  tablo bulunmaktadır.

	A	B	C	D
1	ADI SOYADI	1. SINAV	2. SINAV	ORTALAMA
2	UĞUR ŞAHİN	90	80	?
3	AHMET ÇELİK	60	70	?
4	AYŞE  DEMİRCAN	75	75	?

Bu tabloda öğrencilerin not ortalamalarını hesaplatmak için D sütununda bulunan hücrelere şöyle bir formül girilmelidir;

D2 hücresi için                     =(B2+C2)/2

D3 hücresi için                     =(B3+C3)/2

D4 hücresi için                     =(B4+C4)/2

Bu formüllere göre D2 hücresinin değeri 85, D3 hücresinin değeri 75 ve D4 hücresinin değeri 65 olacaktır.

Formülleri Otomatik Çoğaltmak

Yukarıdaki örnekte tek tek her öğrencinin not ortalamasını hesaplatmak için not ortalamaları girildi. Eğer öğrenci sayısı yukarıdaki gibi 3 değilde 500 olsaydı bu iş bir işkence olacaktı. Microsoft Excel’in bu tip durumlar içinde önerdiği bir çözüm vardır. Tek tek tüm hücrelere formül girmek yerine sadece ilk hücreye formül girilir. Daha sonra formülün girildiği hücrenin üzerine gelip mouse imlecini hücrenin sağ alt köşesine götürürüz. Mouse imleci siyah bir artı işaretine dönüştükten sonra sol düğme basılı tutularak aşağı doğru çekilir. Bu şekilde istenen hücrelere formülü atamış oluruz. Otomatik formül çoğaltmada ilk formül referans alınır ve her bir alt satırda formül içerisinde geçen hücre adları bir artırılır.

Eğer formül çoğaltmada formül içerisinde bir hücre adının sabit kalması istenirse hücre adı yazılırken $ işaretleri ile beraber yazılır. Örnek olarak aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

	A	B	C	D	E	F
1	ÜRÜN ADI	ALIŞ FİYATI	SATIŞ FİYATI		Kar Marjı	10
2	Televizyon	250.000.000 TL.	?
3	Çamaşır Makinası	480.000.000 TL.	?
4	Buzdolabı	460.000.000 TL.	?

Yukarıdaki örnekte satmış olduğumuz ürünlerin bir listesi bulunmaktadır. Kar Marjı adlı bölüme yani F2 hücresine gireceğim rakam oranında satış fiyatları hesaplanmasını istiyorum. Yani tüm ürünlerin fiyatı hesaplanırken F1 hücresi sabit olarak kullanılacak.

=B2*F1%             formülü sadece B2 (250.000.000 TL.)  yüzde F1’ini (10) hesaplayacak. Aynı zamanda F1’ in formül çoğaltmada sabit kalmasını istediğim için $ işaretleri arasında yazmam gerekecek. C2 hücresine girilecek formül şu olmalıdır;

=B2+(B2*$F$1%)

Farklı Çalışma Sayfalarındaki Verileri Kullanmak

Microsoft Excel’de her çalışma kitabı 3 adet sayfa ile açılır. Bu sayfaları artırabilir veya azaltabiliriz. Yeni bir çalışma sayfası oluşturmak için Ekle-Çalışma Sayfası (Insert-Work Sheet) komutu verilir. Varolan bir sayfayı

 

 

silmek için Düzen-Sayfayı Sil (Edit-Delete-Sheet) komutu verilir. Aktif sayfanın adını değiştirmek için sayfa adı üzerine çift tıklayabilir veya Biçim-Sayfa-Yeniden Adlandır (Format-Sheet-Rename) komutu verilir.

Farklı bir sayfadan veri alınırken SayfaAdı!HücreAdı kalıbı kullanılır.

 

EV SAYFASI

 

	A	B
1	ELK	15.000.000 TL
2	SU	8.000.000 TL
3	KİRA	120.000.000 TL
4	TOPLAM	?

 

İŞ SAYFASI

 

	A	B
1	ELK	80.000.000 TL.
2	SU	30.000.000 TL
3	KİRA	600.000.000 TL
4	TOPLAM	?

 

TOPLAM SAYFASI

 

	A	B
1	ELK	?
2	SU	?
3	KİRA	?
4	TOPLAM	?