Microsoft Excel Eğitimi

Microsoft Excel XP

Excel programı çalışma alanına girilen veriler üzerinde hesap yapabilme, verileri tabloya dönüştürebilme tablolar içindeki verileri grafiklerle destekleyebilme, verileri karşılaştırıp sonuç üretebilme özelliğine sahip; tablolama, grafik oluşturma, veri yönetimi ve hesaplama amaçlı kullanılan Office paketinin en çok kullanılan programıdır. Bu programla matematiksel işlemlerin yanı sıra grafik oluşturma, hücreleri biçimlendirme gibi özellikleri de kullanılabilir.

Satır: Ana başlıkları karakterlerle belirtilmiş veri alanlarına denir.
Sütun: Ana başlıkları rakamlarla belirtilmiş veri alanlarına denir.
Hücre: Satır ve sütunların kesişmesinden oluşan ve bilgilerin girildiği veri alanlarına denir.
Klavuz çizgileri: Satır ve sütunları belirtmeye yarayan çizgilere denir.
Formül çubuğu: Hücre içindeki verilerin takip edildiği araç çubuğudur.

Çalışma Sayfası-Tablosu
Excel’in temel çalışma ortamıdır. Veriler bu çalışma alanındaki hücrelere girilir. Sütunlar A’dan IV’ye kadar (256 sütun), satırlar 1’den 65536’ya (65536) kadardır. Bir Excel çalışma sayfasında 16 777 216 tane hücre vardır. Bir Excel dosyası (*.xls) çalışma kitabından, kitap çalışma sayfalarından, sayfalar ise hücrelerden oluşmaktadır. Her hücrenin belli bir adresi vardır. Bu hücre adresleri Ad kutusundan takip edilir. Bir hücre adresi; sütun adı ve satır adının birleşiminden oluşur. (A1 , C18, H58…..gibi)

Veri Girişi
Hücrelere 4 değişik (metin, sayı, formül, işlev) bilgi girilebilir. Hücrelere veri girişi yapıldıktan sonra ENTER tuşu kullanılmalıdır. ENTER tuşuna basıldıktan sonra hücre göstergesi alt hücreye geçecektir. SHIFT+ENTER bir üst hücreye, TAB tuşu bir sağ hücreye, SHIFT+TAB tuşları ise bir sol hücreye hareket edecektir. Hücre içindeki veriler Formül Çubuğundan takip edilir.

Hücre İçeriğini Düzenleme Bir hücreye veri girildikten sonra hücre içerikleri değiştirilebilir. Özellikle verinin veya formülün uzun olması durumunda veriyi değiştirmek gerekebilir. Bunun için;
a) F2 tuşu,
b) Hücreye çift tıklama,
c) Formül çubuğuna tıklama.

1) Sayılar
Excel programında işlem görecek asıl veriler sayılardır. Excel’in kullanım amacıda zaten sayıları işlemek ve sonuçlar çıkarmaktır. Sayıların ve metinlerin birleşiminin metin olarak kabul edildiği unutulmamalıdır. Tüm sayılar sağa hizalıdır. Sayıların girilmesi sırasında ##### karakterlerin veya 4E+06 gibi ifadelerin hücrelerde görülmesi o sayının hücreye sığmadığı anlamındadır. Bu durumda sütunun genişliği ayarlanmalıdır. 1) Para birimi: Seçili hücreler içindeki sayı bilgilerini TL biçiminde görmek için kullanılır. 2) Yüzde Stili: Hücre içindeki sayıları yüzdelik biçimde göstermek için kullanılır. 3) Binlik Ayraç Stili: Sayı bilgilerini binlik basamaklarına ayırmak için kullanılır. 4) Ondalık arttır/Ondalık azalt: Ondalık kısımdaki basamak sayısını arttırmak & azaltmak için kullanılır. 5) Bilimsel Sayı Biçimi: Büyük sayıları daha kolay görmek için kullanılır. (4E+07)

2) Metinler
Metin bilgi (text), metin yada karakter bilgi anlamına gelir. Bu bilgi tipi harflerden oluşur. Metinler sola hizalıdır. Ayrıca metin bilgileri içinde sayılarda kullanılabilir.

BOYUTLANDIRMA
Bir hücrenin genişliği sütuna, yüksekliği ise satıra bağlıdır. Tek başına bir hücre boyutlandırılamaz. Boyutlandırılan o satırdaki veya sütundaki tüm hücrelerdir. Boyutlandırma işlemlerini şu şekillerde yapabiliriz:

1) Satır/sütun başlıkları arasında sürükleme.
2) Sütun başlıkları arasına çift tıklama.(Sütun içindeki hücrelerde yer alan en uzun veriye göre boyutlandırılacaktır)
3) Biçim-Satır-Yükseklik & Biçim-Sütun-Genişlik
4) Birden fazla satırın & sütunun yüksekliğini-genişliğini aynı yapmak için sütun veya satırlar seçildikten sonra başlıklar arasında sürükleme uygulanır.

SEÇİM İŞLEMLERİ
Windows altında çalışan bütün programlarda bir prensip vardır. Bu da “Önce seç sonra yap”tır. Ne yapmak istiyorsanız ilk önce onunla ilgili veri alanlarını seçmeli daha sonra istenilen işlemi yapmalısınız. Excel’de en çok yapılan işlemlerden biri de seçim işlemleridir.

a) SHIFT + Yön tuşları & Fare ile sürükleme: Serbest seçim
b) SHIFT + Home / SHIFT + End: Bulunulan hücreden satır başına / satır sonuna kadar seçim
c) Satır / Sütun başlığına tıklama: Satır/Sütun seçimi
d) Satır / Sütun başlığına sürükleme: Birden fazla satır/sütun seçimi
e) CTRL + Space (Boşluk): Sütun seçimi
f) SHIFT + Space (Boşluk): Satır seçimi
g) CTRL + SHIFT+Space (Boşluk): Tüm sayfa seçimi
h) CTRL + B: Tüm sayfa seçimi
ı) CTRL + * :Tablo seçimi (Hücre göstergesi seçilecek tablo içinde olmalıdır)
j) SHIFT + Tıklama: Aralık seçimi
k) CTRL + Tıklama: Bağımsız hücre seçimi

Formül Girişi
Excel’in en önemli özelliği hücreye girilen formüllerdir. Formüller diğer hücreler içindeki veriler üzerinde istediğimiz işlemi yapmamızı sağlar. Hücrelere formül girmeden önce (=) işareti kullanılmalıdır. Eğer formüllere eşittir ile başlanmazsa o veriler Excel tarafından formül olarak algılanmaz ve bir sonuç üretmez.

3) Dört İşlem
Dört işlem (+, -, *, /)’dan oluşur. Formüllere (=) ile başlanır. Formüllerde sayılar dışında hücre adresleri de kullanılabilir. Örneğin; =A1+A2-A3….., =B3*C6/D2…..gibi. Formüllerde hücre adreslerinin kullanılması formülleri güncelleme açısından daha avantajlı olduğundan formüllerde sayılar değil hücre adreslerini kullanılmak gerekir.

Yüzde Hesaplamaları
Herhangi bir hücrede belirtilen sayının belirtilen oran kadar yüzdesinin hesaplanmasıdır. I) =HücreAdı*Katsayı/100 II) =HücreAdı*Katsayı% III)=HücreAdı*0,Katsayı

Hücre Kopyalama & Taşıma
Hücre içinde yer alan verileri (metin, sayı, formül, işlev) diğer hücrelere uygulamak için bir çok yöntem vardır. Bunlardan en çok kullanılan 3 yöntem ise; Birinci yol; bir hücreye kullanılacak formül girildikten sonra formülle birlikte formülün uygulanacağı hücreler de seçilir. Formül F2 tuşuyla güncelleştirildikten sonra Ctrl+Enter tuşları kullanılır. İkinci yol ise; hücrenin sağ alt köşesinde yer alan Hücre Kulpundan fare ile sürüklemektir. Üçüncü yol ise; hücre kulpuna çift tıklamaktır. Hücreleri taşımak içinse Hücre çerçevesi (Hücrenin kenarındaki ok biçimi & CTRL+X) kullanılır.

4) İŞLEVLER
a) Bugün:

Bulunan günün tarihini verir.
=Bugün()

b) Şimdi:

Bulunan günün tarihiyle birlikte ve saatini de verir.
=Şimdi()

c) Topla:

Belirtilen aralıktaki hücrelerin toplamını verir.
=Topla(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

d) Çarpım:

Belirtilen aralıkta bulunan hücrelerin çarpımını verir.
=Çarpım(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

e) Mak:

Belirtilen aralıkta bulunan en büyük değeri bulmak için kullanılır.
=Mak(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

f) Min:

Belirtilen aralıkta bulunan en küçük değeri bulmak için kullanılır.
=Min(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

g) Ortalama:

Belirtilen aralığın ortalamasını almak için kullanılır.
=Ortalama(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

h) Tamsayı:

Sayıların ondalık kısmını atıp tam sayısını almak için kullanılır. Tamsayı işlevinde virgülden sonraki sayının büyük veya küçük olmasını bir önemi yoktur.
=Tamsayı(HücreAdı)

ı) Yuvarla:

Ondalıklı bir sayıyı belirtilen bir basamağa yuvarlamak için kullanılır.Ondalık artır-azaltın işlevsel karşılığıdır =Yuvarla(HücreAdı;Basamak)

j) Karekök:

Herhangi bir hücrede bulunan pozitif bir sayının kare kökünü alır.
=Karekök(HücreAdı)

k) Cos:

Bir açının kosinüsünü bulmak için kullanılır.
=Cos(HücreAdı)

l) Uzunluk:

Bir metin içindeki karakterlerin sayısını verir.
=Uzunluk(HücreAdı)

m) Lira:

Belirtilen hücreyi liralı ifade etmek için kullanılır.
=Lira(HücreAdı;Basamak)

n) Eğer (mantıksal sınama):

Bir hücrede elde edilen sonuçlara göre kullanıcı tarafından verilen şartlara uygun sonuçlar üretmek için kullanılır. Eğer fonksiyonu şarta bağlı olarak sonuç üreten bir fonksiyondur.Eğer fonksiyonu ile hücre içindeki değer, karşılaştırma operatörleri kullanılarak başka değerlerle karşılaştırılır.
=Eğer(Şart;Doğruysa;Yanlışsa)

Şart: Bulunan değerlerin karşılaştırılacağı kısım.
Doğruysa: Şartın gerçekleşmesi durumunda üretilecek sonucun yer aldığı kısım.
Yanlışsa: Şartın gerçekleşmemesi durumunda üretilecek sonucun yer aldığı alternatif kısım.

Aritmetik operatörler:(/, *, -, +, %)Basit matematik işlemler uygular, sayısal değerleri birleştirip sonuçlar üretir.
Karşılaştırma operatörleri:(<, >, =, >=, <=)İki değeri karşılaştırır.Yanlış&doğru olmak üzere mantıksal değerler üretirler. Not: Eğer işlevi içinde bir metin kullanılacaksa bu metinler tırnak (“) içinde yazılmalıdır. Doğruysa veya yanlışsa kısmında sadece metin değil sayı, formül veya işlevde kullanılabilir. İç içe en fazla 8 Eğer kullanılabilir (9 şart).

0) Eğersay:

Belirtilen aralıkta bulunan ve istenen şartı sağlayan hücrelerin sayısını verir. =Eğersay(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi;Koşul)
Not: İstenen koşul metinse bu metin tırnak (“) içinde yazılmalıdır.

p) Büyük:

Belirtilen aralıktaki en büyük n değerini verir.
=Büyük(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi;n)
Örneğin; A1:A15 aralığındaki en büyük ikinci değeri bulmak için; =Büyük(A1:A15;2) yazılmalıdır.

r) Küçük:

Belirtilen aralıktaki en küçük n değerini verir. =Küçük(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi;n)

s) Ençok_olan:

Belirtilen aralıkta en çok geçen değeri bulmak için kullanılır.
=Ençok_olan(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)
Not: Eğer bütün değerler eşit sayıdaysa veya aralıkta sayı içermeyen bir hücre varsa #N/A şeklinde bir ifade görülür.

t) Boşluksay:

Belirtilen aralıktaki boş hücrelerin sayısını verir. =Boşluksay(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

u) Bağ_değ_dolu_say:

Bir aralıktaki boş olmayan hücreleri sayısını verir.
=Bağ_değ_dolu_say(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

v) Bağ_değ_say:

Belirtilen aralıktaki hücrelerde sayı olanların miktarını verir.
=Bağ_değ_say(BaşlangıçHücresi:BitişHücresi)

w) Yada:

Bağımsız değişkenlerden biri doğruysa doğruyu verir, tüm bağımsız değişkenler yanlışsa yanlışı verir. Yani şartlardan en az birinin gerçekleşmesi durumu için kullanılır.
=Eğer(Yada(A1=2;A2=3;A4=5);”Doğruysa”;”Yanlışsa”)
Burada 3 ayrı şart birden belirtilmiş oluyor. A1 hücresinin 2 olması veya A2 hücresinin 3 olması veya A4 hücresinin 5 olması. Eğer bunlardan biri gerçekleşiyorsa şart gerçekleşir.

y) Ve:

Birden fazla şartın hepsinin aynı anda gerçekleşmesi durumlarında kullanılır. Tüm bağımsız değişkenleri doğruysa doğruyu, bir yada daha fazla bağımsız değişkeni yanlışsa yanlışı verir. Daha çok eğer fonksiyonu içinde birden fazla şartı belirtmek için kullanılır.
Not: Bir dizi yada başvuru bağımsız değişkeni metin yada boş hücreler içeriyorsa bu değerler gözardı edilir. Belirlenen aralık hiçbir mantıksal değer içermiyorsa, Ve işlevi #DEĞER hata değerini verir.

z) Eleman:

Belirlenen değerleri yine belirlenen kodlarla belirtmek için kullanılır. Burada en fazla 29 değer belirtilebilir.
=Eleman(HücreAdı;”değer1”;”değer2”;….)

REFERANSLAR
Excel’de hücreler, sütun ve satır numaraları ile gösterilirler. Başka bir ifadeyle hücrenin referansı sütun ve satır numarasıdır. Referanslar 3 türlüdür:

A) Göreceli Referans
Hücrenin adresinin birbirlerine göre verilmesidir. Yani A1 ve A2 hücresi A3 hücresinin üzerinde yer alan 2 hücredir. Excel bu tür referans yöntemini kullanır. Bu referansın avantajı belli hücrelere uygulanmış formüllerin diğer hücrelere kolayca uygulanmasını kolaylaştırmaktır.

B) Mutlak Referans
Hücre adreslerinin tam adresi ile gösterilmesidir. Yani hücrelerin adreslerinin $A$1 biçiminde değişmez olarak gösterilmesidir. Mutlak referansın amacı; öncelikle göreceli adreslemeyi durdurmaktır. Hücrelerin adreslerinin gidilen her yerde korunmasıyla ilgilidir. Mutlak adres kullanmak için hücre adresinin sütun ve satır numarasının önüne $ işareti eklenir.

C) Karışık Referans
Göreceli ve mutlak adreslerin birlikte kullanıldığı referans biçimidir. $A1 referansı, A1 hücresinin sütun numaraları açısından mutlak adrese sahip olduğunu, satır numaraları açısından göreceli adrese olduğunu gösterir.
Not: Kopyalama yönüne doğru (yatay-dikey) satır veya sütun bilgileri değişmektedir. Formülde kullanılacak bir hücreyi sabitlenmek istendiğinde sabitlenecek hücrenin satır ve sütun adlarının başına ($) işareti konmalıdır.

ADRESLEME
Bir başvuru, çalışma sayfası üzerinde bir hücre yada hücreler grubunu tanımlar ve formüllerde de bu hücre adresleri kullanılır. A1, B5, D11…. gibi hücre adresleri Göreli adreslemelerdir. Microsoft Excel varsayılan olarak göreceli adresler kullanır. Mutlak adresli bir formülü taşıdığınız veya kopyaladığınız da ise, Microsoft Excel mutlak adresi asıl formülde görüldüğü şekilde kopyalar. Göreceli adresler, otomatik olarak yeni konuma uyum sağladıklarından, taşınan veya kopyalanan formüldeki göreceli adresler asıl formüldeki adreslerden daha farklı hücrelere başvururlar. A1 hücresinin göreceli adresi:A1, mutlak adresi: $A$1’dir.

HATALAR
a) ##### hatası: Hücreye sığmayacak kadar bir sonuç çıkartan bir formül kullanılmış veya hücre içindeki veri o hücreye sığmıyor demektir. Bunun için sütunu genişletmek gerekir.
b) #AD? hatası: Excel’de bulunmayan bir işlev kullanıldığında bu hata çıkacaktır.
c) #SAY! hatası: Sayı ile ilgili bir problem olduğunda oluşur.
d) #BAŞV! hatası: Geçerli olmayan bir hücre başvurusunda oluşur.
e) #DEĞER! hatası: Bir sayı yada mantıksal değer gerektiren bir yere metin girilmesi durumunda oluşur.
f) #SAYI/0! hatası: Bir sayının sıfıra bölümünde oluşacak başvurudur.

İŞLEV YAPIŞTIR
İşlev yapıştır diğer adıyla fonksiyon sihirbazı olarak bilinen Excel fonksiyon tablosu tüm işlevlerin bir arada bulunduğu ve formüllerin otomatik olarak oluşturulduğu yardımcı menü seçeneğidir. Bu işlem için Ekle-İşlev veya S.A.Ç’nda yer alan simgesi kullanılır. Kısa yol tuşları ise SHIFT + F3’tür.

OTOMATİK BİÇİM
Seçili tablolara hazır biçimler ve şablonlar uygulamak için Biçim menüsünde yer alan Otomatik Biçim seçeneği kullanılır. Burada belli formatlar sunulur. Seçenekler sekmesinden ise istenilen alanlardaki biçimler fare ile tıklanarak kaldırılır.

KÖPRÜ
Belge içinde yer alan belirli bir konuma (başlık, yer işareti..vb.), başka bir programa veya Internet ortamındaki bir URL’ye bağlantı oluşturmak için kullanılır. Köprü oluşturmadan önce nereye köprü oluşturulacaksa oraya yer işareti verilmelidir. Köprü oluşturmak için;
a) Ekle menüsünden Köprü
b) Farenin sağ tuşu-Köprü
c) ALT+CTRL+K
d) Standart Araç Çubuğunda yer alan simgesi kullanılır.

TOPLAMA YÖNTEMLERİ
a) (+) Toplama işlemi ile,
b) Topla işlevi ile,
c) Seç-ALT+SHIFT+0 (Otomatik toplamın kısa yol tuşları)
d) Seç-S.A.Ç’ndaki simgesi (Otomatik toplamın simgesi)
e) Seç-Durum çubuğuna bak. (Bu yöntem seçili hücrelerin toplamını, ortalamasını vb. görmek için kullanılabilir)

KOŞULLU BİÇİMLENDİRME
Hücrelerde elde edilen sonuçlara göre hücrelerin biçimini değiştirmek için kullanılır. Yani hücre içindeki verilerin bir şarta bağlı olarak biçimlendirilmesidir.
a) Biçimlendirilecek hücreler seçilir.
b) Biçim menüsünde yer alan Koşullu Biçimlendirme seçeneği tıklanır.
c) Koşul 1 listesinden Hücre değeri (hücreyi sayısal bir değer yada bir hücre değeriyle karşılaştırır) veya Formül (Hücreyi bir formülün sonucu ile karşılaştırır)’den biri seçilir.
d) Koşulun 2.listesinden arasında, eşittir veya büyüktür gibi bir operatör seçilir.
e) Sonraki kutuya karşılaştırılacak değer veya hücre adresi yazılır.
f) Biçim düğmesi tıklanarak verdiğiniz kritere uygun sonuçlar üretildiğinde yapılacak biçimler belirlenir.
g) Ekle düğmesi kullanılarak diğer koşullarda belirlenir.
Not: Eğer işlevi hücre içeriklerini, koşullu biçimlendirme ise hücre biçimlerini değiştirir.

YAKINLAŞTIR
Sayfanın ekran üzerindeki görünümünü ayarlamak için; S.A.Ç’ndaki simgesi veya Görünüm menüsünde yer alan Yakınlaştır seçeneği kullanılır.

PENCERE
Aynı anda birden fazla çalışma kitabını görüntülemek için Pencere menüsündeki Yerleştir seçeneği kullanılır. Ayrıca bu menüden açık olan tüm kitaplara da ulaşılabilir. Böl seçeneği Excel kitabını yatay veya dikey olarak bölmek için kullanılır. Excel kitabına 2 veya 4 farklı açıdan bakılmasını sağlar. Bölmeleri dondur seçeneği ise; istenilen satır veya sütunları ekranda sabitlemek için kullanılır (Hücre göstergesi bölme yapılacak satırın altında, sütunun sağında olmalıdır). Örneğin; tablo başlıklarını ekranda sabitlemek için kullanılabilir. Böylece büyük tablolarda çalışmayı kolaylaştırır.

AD TANIMLAMA
Bir hücreye sahip olduğu erişim dışında başka bir isim verilmesini sağlar. Tanımlanan bu isim hücre adreslerinde kullanılabilir. Özellikle büyük tablolarla çalıştırmayı kolaylaştırır. Hücreler isim tanımlamak için Ad kutusu veya Ekle-Ad-Tanımla seçenekleri kullanılır. Hücrelere tanımlanmış isimleri silmek içinse yine Ekle-Ad seçenekleri kullanılır. Not: Ad kutusu uzak hücre erişimleri için ve özellikle büyük tablo seçimlerinde de kullanılır.

AÇIKLAMA
Hücre içindeki verilere açıklama bilgisi eklemek amacıyla kullanılan fonksiyondur. Bunun için Ekle menüsündeki Açıklama seçeneği veya hücre alt menüsü kullanılır. Açıklamaları silmek için Düzen menüsü veya hücre alt menüsü kullanılır. Kısa yol tuşları ise SHIFT + F2’dir.

BİÇİMLEME ARAÇLARI
Bir hücrenin yada alanın biçimlenmesi için araç çubuğundaki düğmelerden yararlanıldığı gibi, Biçim menüsündeki komutlardan, araç çubuğundaki düğmelerden veya kısa yol tuşlarından da yararlanılır. Hücreleri Biçimlendir penceresine; a) Biçim menüsünden Hücreleri Biçimlendir seçeneği, b) Farenin sağ tuşu-Hücreleri Biçimlendir, c) CTRL+1 kısa yol tuşları ile ulaşılabilir.

1) Sayı sekmesi
Sayıların biçimlendirildiği sekmedir. Burada sayıların ondalık sayı uzunlukları, para birimleri yada tarih biçimleri gibi özellikleri ayarlanır. Önce kategori kutusundan bir sayı kategorisi seçilir. Buradan seçilen kategoriye göre, Örnek kutusu ve altındaki seçenekler bölümü değişir. Örnek1; Yazdığınız her sayının sonunda TL olmasını istiyorsanız Para Birimi kategorisi seçilmelidir. Örnek2; Telefon numaralarını girerken her numaranın başına “0-264”girilmesi isteniyorsa isteğe uyarlanmış kategorisine geçin ve (0-264-### ## ##) yazın. Örnek3; sayı bilgilerinin yanında Adet, Metre, Kilo, tane gibi metinler isteniyorsa Tür kısmına (# “metin”) yazılmalıdır.

2) Hizalama Sekmesi
Hücre içindeki hizalamaların ve yön ayarlarının yapıldığı yerdir.

Yatay:
Seçilen hücrelerin yatay hizalamaları ayarlanır. Genel sayıların sağa, metinlerin sola yaslanmasını sağlar. Sol, orta ve sağ,seçenekleri ise verilerin hizalamasını sağlar. İki yana yasla, veriler bir satırdan fazla olduklarında hücrenin iki tarafına da yaslamak için, dağıtılmış, seçili hücreleri birleştirir, verileri seçilen alanın ortasına yerleştirir.

Dikey:
Üst, orta ve alt verilerin dikey hizalamasını, İki yana yasla verilerin üst ve alt sınırlarını hizalamak için kullanılır.

Metni kaydır:
Bir hücre içinde satırlı yazılar elde etmek için kullanılır. Bu özellik verilerin hücre dışına çıkmasını engeller. Veya Alt+Enter tuşları da kullanılabilir.(ilk satır yazıldıktan sonra Alt+Enter tuşları kullanılır ve 2.satıra geçilir)

Uyacak şekilde daralt:
Seçili alandaki hücrelerin genişliklerine ve yazı tipi büyüklükleri göre otomatik olarak ayarlanır.

Hücreleri birleştir:
Seçili hücreleri tek bir hücre haline getirmek için kullanılır. Bu özelliğin bir diğer yolu da Biçimlendirme Araç Çubuğunda yer alan (Birleştir-Ortala) simgesidir.

3-4-5) Yazı tipi sekmesi & Kenarlık & Desenler
Yazı Tipi sekmesinden seçili alan içindeki verilerin yazı tipi, boyutu, rengi gibi özellikler ayarlanır. Kenarlık sekmesinden ise seçili alanların çizgi stilleri, renkleri ve uygulanacak kenarlar ayarlanabilir. Desenler sekmesinden ise hücrelerin zemin rengi (dolgu) değiştirilir. Bu işlemler Biçimlendirme Araç Çubuğundan da yapılabilir. Ayrıca seçili simgeleri üst simge veya alt simge olarak değiştirmek içinde bu seçenek kullanılır.

6) Koruma sekmesi
Bu sekme girilen verilerin yanlışlıklada olsa değiştirilmemesi gereken durumlarda kullanılabilir. Örneğin tablonuzdaki verilerin değiştirilmesini ve formüllerin görüntülenmesini istemiyorsunuz. Bunun için; önce koruma uygulanacak alan seçilmelidir. Biçim-Hücreler…-Koruma seçenekleri kullanılır. Kilitli onayı kaldırıldığında koruma o hücreler için iptal edilecektir. Gizli onaylanırsa seçili alan içindeki verilerin ve formüllerin görüntülenmesi engellenecektir.Ancak bu işlemlerin geçerlilik kazanabilmesi için bu işlemler yapıldıktan sonra Araçlar menüsünde yer alan Koruma-Sayfa koruması komutları uygulanmalıdır.

Açma & Değiştirme Parolası:
Belgenizin diğer kullanıcılar tarafından görüntülenmesini istemiyorsanız belgenize açma parolası vermeniz gerekmektedir. Bunun için; Dosya – Farklı Kaydet – Araçlar – Genel seçenekler seçenekleri kullanılmalıdır. Gelen iletişim kutusuna verilecek parola yazılır ve onaylandıktan sonra belge yeniden kaydedilir. Not: Aynı işlem Araçlar menüsündeki Seçenekler – Güvenlik sekmesinden de yapılabilir.

MAKROLAR
Makro, Excel’de yapılacak bir dizi işlemin kaydedilip tekrar çalıştırılması işlemidir. Makro oluşturma sesi kasede kaydetme gibidir. İstenildiğinde nasıl kasetteki ses dinlenebiliyorsa istendiğinde makro da çalıştırılıp Excel işlemleri makro tarafından yaptırılır. Makroya hücre biçimlendirme ve formül işlemleri başta olmak üzere birçok Excel fonksiyonu dahil edilebilir. Makro oluşturmak için Araçlar menüsünde yer alan Makro seçeneği kullanılır.

VERİ TABANI İŞLEMLERİ
1) Verilerin Sıralanması
Sıralama, bir çalışma tablosundaki bilgilerin belli sütunlara göre sıralanmasıdır. Sıralama özellikle kayıt türü veriler için uygulanır. Örneğin Excel içinde saklanan personel bilgileri, ürün bilgileri gibi belli sütunlardan oluşmuş düzenli tabloların belli sütunlarına göre sıralanması o tabloların daha kullanışlı olmasını sağlar. Bir tablodaki satırları tek yada birkaç sütundaki değerlere dayalı olarak sıralayabilirsiniz. Sıralama yaptığınızda Excel satırları, sütunları yada hücreleri belirttiğiniz sıralama özelliklerini kullanarak yeniden düzenler. Listenin sütun başlıklarına sahip olması en iyi sonucu elde etmek için gereklidir. Birden fazla sütunda sıralama yapıyorsanız, ilk kriter tekrar ederken ikinci kriter, ikinci kriter tekrar ederken üçüncü kriter sıralanır. Bu işlemler Veri-Sırala seçenekleri kullanılarak yapılır.

2) Verilerin Süzülmesi
Kullanıcı tarafından verilen kritere göre, bu kriteri sağlayan veri satırlarının gösterilmesini, sağlamayan satırların ise gizlenmesini sağlar. Yani sadece belirtilen kriterlere uygun satırları görüntülemek için kullanılır. Özellikle uzun listelerle çalışırken veya belli özelliklere göre verileri ayırmak için bu özellik kullanılır. Bu işlem ise yine “Veri-Süz” seçenekleri kullanılarak yapılır. Otomatik Süz komutu kullanıldığında; tablodaki sütun başlıklarının yanında oklar görüntülenir. Bu oklardan görüntülemek istenen öğeler seçilir. Tek bir sütunda kriter kullanarak satırları hızla süzmek için bu komut kullanılır. Gelişmiş Süzgeç komutu tıpkı Otomatik Süz komutu gibi listeyi süzer ancak kriter seçimi için sütun başlıklarındaki okları görüntülemez. Bunun yerine kriterleri çalışma sayfası üzerinde başka bir kriter alanına yazarsınız. Gelişmiş Süzgeç komutunu iki yada tek bir sütunda 3 yada daha fazla koşul kullanmak yada hesaplanan değerleri kriteriniz olarak uygulamak için kullanmanız gerekir.

3) Alt Toplamlar
Sütunlardaki veriler baz alınarak istenilen verilere göre alt toplam aldırma işlemidir. Tablo seçilip sıralandıktan sonra belli grupların ara toplamlarının alınmasını sağlar. Alt toplam almak için Veri menüsü kullanılır. Alt toplamın hangi alanlar üzerinde ve neye göre yapılacağı alt toplamların alınacağı iletişim kutusunda belirtilir. Alt toplam almak sadece toplama işlemi yapmak anlamına gelmez. Toplama dışında ortalama, sayı, en büyük, en küçük, çarpım..gibi işlemlerde yapılır.

4) Form
Kullanıcı tarafından tanımlanan başlıklara ve biçimlere uygun daha hızlı veri girişi yapmak için Veri menüsünde yer alan Form seçeneği kullanılır. Bu özelliği kullanmadan önce tablo alanının seçili olması gerekmektedir. Sekmeler arasında geçiş için TAB tuşu veya Fare kullanılır.

5) Doğrulama
Excel sayfasındaki seçili alanlara girilebilecek değerleri kısıtlamak için Veri-Doğrulama seçenekleri kullanılır. Hücrelere izin verilen bilgi dışında bir değer girilmesini engeller. Doğrulama ile şunlar yapılabilir;
a) Hücre içindeki veriyi kontrol edecek bir liste yaratmak,
b) Hücreye girilmesi istenen veriyi açıklayan giriş mesajı,
c) Yanlış veri girildiğinde kullanıcıyı uyaran hata mesajı,
d) Denetleme araç çubuğu ile hatalı girilen hücreleri tespit etme,
e) Hücreye girilecek verilerin kontrolü,
f) Başka bir hücredeki veriye göre değiştirilebilen giriş aralığı.

A) Ayarlar
Hücrelere girilecek verilerin sınırlandırılması buradan yapılır. Örneğin;
1) Belli bir hücre grubunu seçilir,
2) Veri-Doğrulama seçeneği açılır,
3) Ayarlar sekmesindeki İzin Verilen seçeneğindeki Liste seçilir,
4) Boşluğu yoksay ve Hücrede açılma onay kutuları onaylanır,
5) Kaynak kutusuna listede yer alacak değerler (a;b;c;d) şeklinde girilir Seçili alanda yer alan hücrelere gelindiğinde sağ taraflarında bir ok belirecektir. Bu ok açıldığında kullanıcı tarafından girilmiş olan veriler görüntülenecektir. Listeden istenilen verinin üzeri tıklanır. Tıklanan veri hücreye girilecektir.

B) Girdi İletisi
Sınırlandırma getirilen hücrelere veri girişi yapılmadan önce uyarı mesajı vermek için kullanılır. Hücre seçildiğinde mesaj otomatik olarak hücrenin yanında belirlenecektir. Başka bir hücre seçene kadar yada ESC tuşuna basana kadar bu mesaj ekranda kalacaktır.

C) Hata Uyarısı
Sınırlandırma getirilen hücrelere hatalı veri girilmesi durumunda verilecek hata iletisi buradan belirlenir. Dur stili kullanıcının hücreye hatalı değer girilmesine izin vermez. Uyarı stili ise Dur stilinden daha esnektir. Burada 3 seçenek vardır. Evet hatalı veriyi kabul eder, Hayır hatalı mesajı değiştirmek için olanak sunar, İptal ise hatalı veriyi siler.

GRAFİKLER
Grafik verilerin değişik şekillerle ifade edilmesidir. Yani veri tablolarının şekle dönüştürülmüş halidir. Grafik oluşturmadan önce 2 noktaya dikkat edilmelidir. Birincisi; veri tablosundan çıkarılmak istenen grafiğin belirlenmesidir. Çünkü her grafik her tabloya uygun olmayabilir. İkincisi ise grafik çıkartılacak alanların belirlenmesidir. Grafik oluşturmanın 3 yolu vardır;

1.Yöntem (Nesne&Sayfa olarak)

a) Grafik çıkartılacak alanlar seçilir. (Tablo başlıkları da seçili olmalıdır)
b) Ekle menüsünden Grafik seçeneği veya Standart Araç Çubuğundaki simgesi
c) Tabloya uygun Grafik ve kullanılacak Grafik Alt Türü belirlenir. Not: Örneği görüntülemek için basılı tut komutundan seçilmiş olan grafiğin şekli görüntülenebilir.
d) Grafik kaynak verisi belirlenir. Bu grafiği oluşturan veri aralığının belirtildiği bölümdür. Seri yeri seçeneğinden, kategori ekseninde tablo satırlarının mı, tablo sütunlarının mı gösterileceği belirlenir. Seriler sekmesinden ise serilerin sırası belirlenir.
e) Grafik seçenekleri bölümünde ise grafiğin biçimleri ayarlanır. Buradaki sekmelerin sayısı seçilen grafiğe göre değişiklik gösterir.

i.Başlıklar: Grafik başlığı, kategori ve değer eksenleri başlığı vermek için bu sekme kullanılır.
ii. Eksenler: Kategori ve değer eksenlerini gizlemek veya göstermek için kullanılır.
iii.Klavuz Çizgileri: Grafiğin daha iyi okunabilmesi için sütunların arkasına yatay veya dikey klavuz çizgileri eklemek için kullanılır.
iv. Gösterge: Grafik açıklamasını gösteren veri göstergesinin konumu buradan belirlenir.
v. Veri Etiketleri: Sütunları oluşturan verilerin sütunların üzerine eklenmesini sağlamak için kullanılır.
vi. Veri Tablosu: Grafiği oluşturan veri tablosunu grafiğin altına eklemek için kullanılır.
f) Grafik konumu: Oluşturulan grafiği yeni bir sayfa olarak veya nesne olarak istenilen sayfaya eklemek için kullanılır.

2.Yöntem (Nesne olarak)

a) Grafik çıkartılacak alanlar seçilir. (Tablo başlıkları da seçili olmalıdır)
b) Ekle menüsünden Grafik seçeneği veya Standart Araç Çubuğundaki simgesi
c) Kullanılacak Grafik ve Grafik Alt Türü belirlenir.

3.Yöntem (Sayfa olarak)

a) Grafik çıkartılacak alanlar seçilir.
b) ALT+F1 kısa yol tuşları kullanılır.
Not: Grafik üzerindeki bir alanı biçimlendirmek için nesnenin üzerini çift tıklamak gerekir.

GRAFİK TÜRLERİ
1) Sütun Grafik Tipi
Verilerin karşılaştırılmasını sağlar. Belli bir zaman aralığındaki değişiklikleri gösterir. Sütun grafikler, belli bir seri verinin özellikle zamana bağlı değişiklileri göstermek için kullanılır. Yani karşılaştırmanın en kolay yapıldığı grafik türüdür. Kategoriler yatay, değerler ise dikey olarak düzenlenirler.

2) Çubuk Grafik Tipi
Tek tek öğelerin birbirlerine göre karşılaştırmasını yapmak için kullanılır. Sütun grafiğin yatayıdır. Analiz zamanını azaltmak için kategoriler dikey, değerler yatay olarak verilmiştir.

3) Çizgi Grafik Tipi
Verilerin oluşumunu ve hareketini çizgiler halinde gösterir. Daha çok zaman akışı ve değişimin oranı gibi durumları göstermek için kullanılırlar. Beli aralıklarda yada belli zamanlardaki değişikliği gösterir. Örneğin bir hisse senedinin veya döviz kurunun seyrini en iyi açıklarlar. Çizgi grafikte veri serileri yatay çizgilerle ifade edilirler.

4) Pasta Grafik Tipi
Bu grafik tüm öğelerin toplamı içindeki tek tek öğelerin birbirlerine oranlarını göstermek için kullanılır. Pasta grafiğinde her seferinde tek bir veri serisini gösterdiğinden özellikle bir öğeyi vurgulamak istendiğinde çok işe yarar. Örneğin seçimlerde partilerin aldığı oylar en iyi bu grafikte gösterilir.

5) XY (Dağılım) Grafik Tipi
Değişik veri serilerindeki ilişkileri göstermek yada iki ayrı gruptaki verileri xy koordinatlarıyla aynı veri serisi olarak göstermek için kullanılırlar. Genellikle bilimsel verilerde işe yarayan bir grafik tipidir.

6) Alan Grafik Tipi
Bu grafikler zamana bağlı olarak değişimi ifade ederler. Belli bir zaman aralığında verilerin göreceli önemini gösterir. Alan grafikleri, çizgi grafiklerine benzemelerine rağmen verilerdeki değişiklikleri oran olarak değil de miktar olarak gösterirler.

7) Halka Grafik Tipi
Aynı pasta grafik gibi bir bütünün parçalarını gösterir, ancak birden fazla seri içerebilir. Grafiğin her bir halkası değişik bir seriyi temsil eder.

8) Radar Grafik Tipi
Her veri serisi ortadan başlayan bir eksen üzerinde kendi eksenine sahiptir. Çizgiler ise aynı seri içindeki değerleri birbirlerine bağlalar. Bir seri verinin değerlerini birbirlerine göre karşılaştırmak için kullanılır.

9) Yüzey Grafik Tipi
İki seri veri arasındaki en iyi kombinasyonları görmek için kullanılan bir grafik tipidir. Aynı coğrafya haritalarında olduğu gibi renkler ve desenler aynı veri aralığındaki alanları belli ederler.

10)Kabarcık Grafik Tipi
Kabarcık grafikler xy (dağılım) grafik tipinin değişik bir halidir. Veri işaretçilerinin büyüklüğü 3. veri serisinin değeridir. Verilerini düzenlerken x değerlerini bir satır veya sütuna yerleştirin, ardından y ve z değerlerini aynı satır veya sütuna bitişik olarak yerleştirin.

11)Hisse Senedi Grafik Tipi
Bu grafik tipi, hisse senedi stok fiyatlarının açılış ve kapanış durumlarını göstermek için kullanılır. Ayrıca istenirse bilimsel veriler içinde kullanılır. Örneğin; sıcaklık değişimleri grafiği. Bu grafik tipini çizebilmek için verilerinizi doğru sırada girmeniz gerekir. 4 değişik düzende girebileceğiniz bu veriler için grafik sihirbazına bakabilirsiniz.

12)Koni, Silindir, Piramit Grafik Tipleri
Bu grafik tipleri 3 boyutlu sütun grafiğine değişik efektler verebilmek için kullanılırlar. Not: Grafik özellikleri değiştirilmek istendiğinde ya Grafik alt menüsü yada Görünüm-Araç Çubukları-Grafik seçenekleri kullanılır. 3-B grafiklerde görünüm ayarlarını yapabilmek için; önce Duvarlar tıklanır daha sonra Köşeler tıklanır ve Köşeye sürükleme uygulanır.

ADRES-MEKTUP BİRLEŞTİRME (Mail Merge)
Bir mektupta adres alanları, etiket formu ve zarfların basılması için yapılan adres verisi ve alanların birleştirme işlemine Adres-Mektup Birleştirme denir. Bu işlemler için adresleri yada gereken verileri daha önceden oluşturmak gerekir. Adres bilgileri, Word’de bir tablo, Excel’de bir tablo yada Outlook’ta hazırlanmış bir adres listesi olabilir. Birleştirme işlemi şu alanlarda yapılır:

a) Form Mektupları
Bir mektubun hazırlanarak çok sayıda adrese gönderilmesi ile yapılan düzenlemedir. Örneğin bir yıl sonu mutabakat mektubunu çok sayıda kişiye göndermek istiyorsunuz, bu durumda bir mektup formu hazırlayarak mektubun gideceği kişilerin adreslerini mektup içine yerleştirebilirsiniz. Ardından mektubu istenildiği kadar kişiye postalamak üzere bastırabilirsiniz.

b) Mektup Formları
Tıpkı bankaların VISA ödemeleri için gönderdikleri yazılara benzer. Zaten aynı mektup tasarımı birçok kişi için kullanılmaktadır.

Mektup Formları Yaratma

1) Araçlar-Adres-Mektup Birleştirme komutu seçilir.

2) Asıl belge bölümünden Yarat düğmesi tıklanır.

3) Form Mektupları seçilir.

4) Adres-Mektup birleştir işlemine mektubun yazıldığı belge üzerinde başlasaydınız Etkin Pencere seçeneği seçilir.

5) Veri Kaynağı bölümünden Veri al düğmesi tıklanır. Eğer adresler yeni yaratılacaksa Veri kaynağı yarat, eğer adresler daha önce bir dosyaya kaydedilmişse Veri kaynağı aç, eğer adreslere Outlook’tan erişilecekse o zaman Adres defterini kullan seçeneği kullanılır.

6) Veri kaynağı aç seçeneği seçilmişse bilgilerin bulunduğu dosya seçilir ve Aç düğmesi tıklanır.

7) Daha sonra Ana belge düzenle düğmesi tıklanarak belge üzerinde birleştirme alanlarının eklenmesine geçilir.

8) Belgeye eklenen Adres-Mektup birleştirme araç çubuğunda yer alan alanlardan yararlanılarak işlemlere devam edilir. Birleştirme alanı ekle düğmesine tıklanarak istenilen alanlar mektuba eklenir.

9) Ardından Yeni belgeye birleştir yada Yazıcıya birleştir düğmeleri tıklanarak birleştirme işlemi yapılır.

c) Zarf Çekme
Zarfların üzerine de baskı yapılabilir. Genelde etiketler çekilip zarf üzerine yapıştırıldığı için pek kullanılmaz. Bu işlem için zarfların yazıcıya giriyor olması gerekir. Ardından yapılacak işlemler aynı etiket çekmeye benzer.

d) Katalog Çekme
Katalog çekmek de hemen hemen aynı şekilde yapılan bir işlemdir. Katalog olarak bir ürün listesi, telefon fihristi vb. belgeleri yaratmak için de kullanılabilir.

SAYFA YAPISI
Sayfanın dikey yada yatay olması, sayfa kenarlarının ayarları, Üstbilgi ve Altbilgi ayarları ve yazdırılacak alan gibi ayarları yapmak için Dosya menüsünde yer alan Sayfa Yapısı seçeneği kullanılır. Burada 4 tane sekme vardır.

a) Sayfa sekmesi: Kağıt yönlendirmesi (yatay-dikey) ve Ölçek kutusundan büyütme-küçültme gibi ayarlar yapılır.

b) Kenar Boşlukları: Sayfaların üst, alt, sağ ve sol kenar boşlukları belirlenir. Ayrıca Üstbilgi-Altbilgi alanlarının üstten ve alttan uzaklıkları da ayarlanır. Yazıcıdan çıkartılacak veri alanlarının sayfanın yatay veya dikey olarak ortalanması işlemi de buradan yapılır.

c) Üstbilgi/Altbilgi: Her sayfada çıkması istenen bilgilerin (örneğin; zaman, kullanıcı adı, firma adı) girildiği yerdir. Daha önce yaratılmış Altbilgi/Üstbilgi dışında Özel Üstbilgi/Özel Altbilgi düğmelerinden de kendi istediğiniz bilgileri de buradan girebilirsiniz. Ayrıca Baskı Önizleme de buradan kullanılabilir.

d) Çalışma Sayfası: Yazdırma alanının, tekrar edilmesi istenen sütun ve satır başlıklarının ve diğer yazdırılması istenen öğelerin ayarlandığı seçenektir. Birden çok sayfaya bölünmüş bir sayfayı yazdırmak için Excel 2 yol izler;

Önce aşağıya sonra yana yolunda birden fazla sayfa olan sayfanın ilk sayfası yazdırıldıktan sonra 1. sayfanın alt kısmı yazdırılır. Sonra birinci sayfanın yandan taşan fazlası yazdırılır. Önce yana sonra aşağıya yönteminde ise birinci sayfa yazdırıldıktan sonra birinci sayfanın sağ yan fazlası olan sayfa ikinci olarak basılır. Yazdırma alanı kutusu yazdırılacak alan adresini girmeniz gereken yerdir.

Yazdır kutusu seçenekleri
Klavuz çizgileri işaretliyse belge yazıcıdan çıkarken klavuz çizgileri de bastırılacaktır. Onay kaldırılırsa yalnız yapılan kenarlıklar bastırılacaktır. Notlar, hücrelere girilen notları da bastırmak istiyorsanız bu seçenek onaylanır. Taslak kalitesi, yazıcıdan çıktı hızını artırmak için kullanılır. Siyah ve beyaz, verilerinizi yada grafiklerinizi renkli yapmanıza rağmen siyah-beyaz yazıcı kullanılıyorsanız bu seçeneği seçmeniz gerekir. Satır ve sütun başlıkları satır ve sütun başlıklarını da belgenize dahil etmek için kullanırız.

EXCEL GENEL AYARLARI
Excel programının görünüm, düzen ve genel vb. ayarlarını yapmak için Araçlar menüsündeki Seçenekler kullanılır.

a) Görünüm
Bu sekmede isteğe bağlı olarak formül çubuğu ve durum çubuğu ekrandan kaldırılabilir. Ayrıca klavuz çizgileri, yatay ve dikey kaydırma çubukları, satır ve sütun başlıkları da bu seçenekten kaldırılır. Formüller seçeneği işaretlenirse çalışma sayfasına yazılan tüm formüller aynı anda görüntülenebilir. Klavuz çizgilerinin rengi de bu sekmeden değiştirilebilir. Ayrıca Açıklamalar ile ilgili detaylarda burada yer alır.

b) Genel
Dosya menüsündeki son kullanılan dosya sayısı (en fazla 9 dosya ismi) ve çalışma kitabındaki sayfa sayısı (en fazla 255 sayfa) buradan ayarlanır. Ayrıca standart yazı tipi ve yazı boyutu da buradan değiştirilebilir.

c) Düzen
Enter tuşunu yönü ve sabit ondalık basamak sayısının ayarlandığı sekmedir.

d) Renk
Yazı tipi rengi ve dolgu renginde yer alan standart renkleri silmek ve yeni tanımlanan renklerle değiştirmek için kullanılır.

e) Özel listeler
Yeni bir liste tanımlamak, tanımlı listeleri silmek için kullanılan seçenektir.

f) Uluslararası
Sayıların ondalık ve binlik ayraçlarını değiştirmek için bu seçenek kullanılır.

g) Kaydet
Belgelerin “otomatik kurtarma bilgilerini kaydetme” seçeneği burada yer alır. Bu özellik sayesinde belgeler belirlenen sıklıkta otomatik olarak kaydedilecektir.

h) Güvenlik
Belgelere açma veya değiştirme parolası vermek için bu seçenek kullanılır.

Microsoft Excel

Microsoft Excel programı gelişmiş bir elektronik hesap tablosudur. Microsoft Excel’de hazırlanan dosyalar bilgisayara “xls” uzantısı ile kaydedilirler. Microsoft Excel’de hazırlanan dosyalara Çalışma Kitabı (Workbook) adı verilir ve her kitap başlangıçta 3 adet sayfa (shhet) ile açılır. Bu sayfalar çoğaltılabilir veya azaltılabilir. Her sayfa satır ve sütunlar oluşmuştur. Satırlar rakamlarla, sütunlar ise harfler ile temsil edilir. Microsoft Excel’de bulunan her sayfada toplam 256 sütun ve 65,536 adet satır vardır. Sütun ve satırların kesiştiği yerlere hücre adı verilir. Hücrelerde bulundukları sütun ve satırın konuma göre adlandırılırlar. Bu durumda ilk sütun ve satırın kesiştiği yerdeki hücre A1 hemen sağındaki B1 adını alır.

Hücreler Üzerinde Hareket Etmek

Microsoft Excel’e verilerimizi girerken veriyi girmek istediğimiz hücreyi aktif hale getirmeliyiz. Hücreleri aktif

hale getirmek mouse ile istenilen hücreye tıklanır veya ;

 

Sol Ok                   Bir hücre sola

Sağ Ok                  Bir hücre sağa

Yukarı Ok            Bir hücre yukarı

Aşağı Ok               Bir hücre aşağı

Page Up                Bir ekran yukarı

Page Down           Bir ekran aşağı

Ctrl+Sol Ok          Bir soldaki veri bloğunun başına yada sonuna

Ctrl+Sağ Ok         Bir sağdaki veri bloğunun başına yada sonuna

Ctrl+Home           Çalışma sayfasının başına

Ctrl+End               Veri içeren son hücreye

Hücreleri Seçmek

Bir tabloda hücreleri biçimlendirmek, silmek eklemek için öncelikle hücrelerin seçili hale getirilmesi gerekir. Hücreleri seçmek için şu yöntemler kullanılabilir;

1)       Klavyeden shift tuşu basılı iken yön tuşlarını kullanarak veya mouse ile herhangibir bir hücrenin üzerine tıklayıp mouse hareket ettirerek hücre seçimi yapılabilir.

2)       Mouse satırı temsil eden rakamın üzerine getirilip tıklayarak satır seçimi yapılabilir.Mouse’un sol düğmesi basılı iken mouse aşağı yukarı doğru hareket ettirilerek birden fazla satır seçimi yapılabilir.

3)       Mouse sütunu temsil eden harfin üzerine getirilip tıklayarak sütun seçimi yapılabilir.Mouse’un sol düğmesi basılı iken mouse sağa sola doğru hareket ettirilerek birden fazla satır seçimi yapılabilir.

Hücrelere Veri Girmek ve Düzeltmek

Veri girilmek istenilen hücre aktif  hale getirildikten sonra klavyeden istenilen değerler yazılır ve aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılır;

1)       Enter tuşuna basılır

2)       Mouse ile farklı bir hücreye tıklanır

3)       Klavye ile başka bir hücre etkinleştirilir.

Eğer yazılan veriyi iptal etmek istersek ESC tuşuna basarız.

 

 

Bir hücreye yanlış veya eksik bir şeyler yazığımız zamanlar düzenleme yapmamız gerekir. Düzenleme yapmak istediğimiz hücre etkin hale getirildikten sonra F2 tuşuna basar veya hücre içerisine mouse ile çift tıklarız. Bu şekilde düzenleme moduna geçmiş oluruz. Yön tuşlarını kullanarak hücre içerisinde hareket edebilir ve istediğimiz gibi düzenleme yapabiliriz. Yine herhangi bir hücrenin üzerinde geldiğimizde hücrenin içerisinde yazılı olan veri formül çubuğunda görülür. Buraya mouse ile tıklayarakda verileri düzeltebiliriz.

Eğer yanlış bir işlem yaparsak Düzen-Geri Al (Edit-Undo) komutu kullanılarak son yaptığımız işlemleri iptal edilebiliriz.

Bir hücrede yazılı herhangi bir veriyi silmek istersek, içeriğini silmek istediğmiz hücreler seçili hale getirilir ve klavyeden delete tuşuna basılır veya Düzen-Temizle (Edit-Clean) komutu verilir. Bu işlem sadece hücre içerisinde yazılı olan veriyi siler. Hücre için tanımlanmış olan biçim veya doğrulama kesinlikle etkilenmez.

Çalışma Kitaplarını Kaydetmek

Microsoft Excel’de hazırladığımız Çalışma Kitaplarını ileriki bir tarihtede ulaşabilimek ve kalıcı olarak bilgisayarımızda saklamak için Dosya-Kaydet (File-Save) komutu verilir. Bu komutu ilk kez veridğimizde karşımıza bir pencere gelir. Gelen pencerede  Kayıt Yeri (Save In) adlı kısımla Çalışma Kitabımızı kaydetmek istediğimiz sürücü veya klasörü seçeriz. Daha sonra Dosya Adı (File Name) adlı kısıma belgemize vermek istediğimiz ismi gireriz. Eğer istersek Kayıt Türü adlı kısımdan Çalışma Kitabını farklı bir türde kaydedilmesini sağlayabiliriz. Microsoft Excel’in varsayılan seçeneği Microsoft Excel Çalışma Sayfası’dır. Bir dosya bir kez kaydedilkten sonra yani bir kitaba bir isim atandıktan sonra yapılan kayıt işlemlerinde bu pencere tekrar karşımıza çıkmaz, bundan sonra vereceğimiz kaydet komutu ile varolan kitabın üzerine otamatik kayıt yapılır.

Çalışma kitapları kaydedilirken eğer istenirse kayıt penceresinde bulunan Seçenekler (Options) adlı düğmeciğe tıklayarak Çalışma kitabına şifre verilebilir.

Çalışma Kitapları Farklı Kaydetmek

Daha önceden bir isim verilerek bilgisayarımıza kaydedilmiş olan bir kitabı yeni bir isimle kaydetmek için Dosya-Farklı Kaydet (File-Save As) komutu verilir. Çalışma kitabı yeni bir isimle kaydedilirken eski kitap zarar görmez.

Çalışma Kitaplarını Açmak

Daha önceden bir isim verilerek bilgisayara kaydedilmiş kitapları açmak için yapılan bu işlem Dosya-Aç (File-Open) menüsü ile gerçekleştirilir. Bu komut verildikten sonra karşımıza gelen pencerede Bak (Look In) adlı kısımdan kitabın kayıtlı olduğu sürücü veya klasör seçilir. Bu işlemden sonra aşağıdaki listede seçili olan sürücü veya klasör içerisinde bulunan dosyaların listesi gelir. Buradan uygun olan dosya seçilerek Aç (Open) düğmeciğine basılır.

Kitapları açmanın bir diğer yolu ise Microsoft Excel’de çalışılan en son 4 (dört) dosyanın adı Dosya (file) menüsünün altında gösterilir. Eğer burada istediğimiz dosya var ise buna tıklayarak belgeyi açabiliriz.

Yeni Çalışma Kitabı Oluşturmak

Microsoft Excel’de yeni bir çalışma yapmak için yeni temiz bir sayfaya ihtiyaç duyarız. Yeni bir sayfa açmak için Dosya-Yeni (File-New) komutu verilir. Bu komuttan sonra gelen pencerede Çalışma Kitabı(Workbook) seçilerek yeni bir sayfa açılabilir. Eğer istersek Excel’de bulunan hazır şablonlardan birini seçerek istediğimize uygun bir sayfa seçebiliriz. Bu sayede en baştan bir sayfa hazırlamak yerine varolan hazır bir sayfa üzerinde gerekli değişiklikleri yaparak istediğimize ulaşabiliriz.

Çalışma Kitapları Kapatmak

Bir kitap ile işimiz bittiğinde o kitabı kapatma ihtiyacı duyarız. Excel’de aktif olan kitabı kapatmak için Dosya-Kapat (File-Close) komutunu veririz. Eğer Bu kitap içerisinde kaydedilmemiş bir değişiklik var ise Microasoft Excel bir mesaj penceresi ile bizi uyarır ve değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğimizi sorar. Bu soruya Evet (Yes) veya Hayır (No) yanıtı vererek çalışma kitabını kaydedederek veya kaydetmeden kapatabiliriz. Eğer İptal (Cancel) düğmeciğine basarsak kapatma işlemini iptal eder.

Birden Fazla Çalışma Kitabı ile Çalışmak

Microsoft Excel birden fazla kitap ile çalışmamıza izin verir. Aynı anda birçok kitap açabiliriz. İstediğimiz kitap ile çalışabilmek için Pencere (Windows) menüsüne tıklarız. Bu menü açıldığında açık olan çalışma kitaplarının bir listesini verir. Çalışmak istediğimiz kitabı seçerek tıklayabiliriz.

 

 

Pencere-Yeni Pencere (Window-New Window) komutu verilerek aktif çalışma kitabına ait sanal bir pencere oluşturulabilir. Pencere-Tümünü Yerleştir (Window-Arange All) komutu verilerek de aktif durumda olan ve oluşturulan sanal pencerelerin hepsinin ekranda aynı anda görüntülenmesi sağlanabilir.

Sayfaları Yazdırmak

Sayfa Yapısını Ayarlamak

Dosya-Sayfa Yapısı (File-Page Setup) menüsü araçılığı ile Microsoft Excel’de çalıştığımız kitapların sayfa yapılarını ayarlayabilirz. Karşımıza gelen penceredeki seçenekleri kullanarak kitabımızı istediğimiz ebatlardaki bir sayfaya çıkmasını sağlayabilir, yazıcıdan çıkacak sayfanın sağ-sol, alt-üst kısımlarında ne kadar boşluk bırakılacağını, belgenin sayfaya yatay mı yoksa dikey mi çıkacağını belirleyebiliriz.

Sayfa (Page) sekmesi ile ise kağıdın yüksekliği ve genişliği istenildiği gibi ayarlanabilir. Ayrıca kağıdın yatay veya dikey olarak ayarlanması sağlanır.

Kenar Boşlukları (Margins) sekmesi aracılığı ,ile kağıdın alt-üst-sağ-sol boşluklarının değiştirilmesi, cilt payının ayarlanması ve alt/üst bilgi için ayrılan boşlukların değiştirilmesi ayarlanabilir.

Üst bilgi/Alt bilgi (Heather/Footer) sekmesi aracılığı ile  kağıdın üst ve altında bulunan boşluklara istenilen bilgilerin yazılması sağlanır.

Yazdırılacak Alanı Belirlemek

Hazırlanan çalışmanın tümünü değilde sadece belirli bir bölümünü yazdırmak istersek eğer o alanı seçili hale getirdikten sonra Dosya-Yazdırma Alanı-Yazdırma Alanını Belirle komutunu veririz. Daha sonra bunu iptal etmek istediğimizde Dosya-Yazdırma Alanı-Yazdırma Alanını Temizle komutunu veririz.

Baskı Önizleme

Dosya-Baskı Önizleme (File-Print Preview) menüsü araçılığı ile verebileceğimiz bu komut ile hazırladığımız çalışmanın yazıcıdan nasıl çıkacağını görebiliriz.

Yazdır

Dosya-Yazdır (File-Print) menüsü aracılığı ile vereceğimiz bu komut ile hazırladığımız bu çalışmamızı yazıcıdan çıkartabiliriz

Hücreleri Biçimlendirmek

Microsoft Excel’de üzerinde çalıştığımız sayfayı biçimlendirmek için ilk önce biçimlendirme yapmak istediğimiz hücreleri seçili hale getiririz. Biçim-Hücreler (Format-Cells) komutunu verdikten sonra karşımıza gelen pencere aracılığı ile hücrelerimizi istediğimiz şekilde biçimlendiririz.

Sayı(Number) sekmesi ile hücre içerisinde bulunan verinin hangi formatta yani biçemde bulunacağı belirleriz. Örneğin para ile ilgili kullanılan hücrelerde hangi para birimi gösterilsin ondalık basamak sayısı kaç olsun gibi.

Hizalama(Alignment) sekmesi aracılığı ile hücrede bulunan; değer hücreye ortalı, sağa yaslı, sola yaslımı olacak, eğer istenirse verilerin belirli bir açı ile gösterilmesi sağlanır. Ayrıca birkaç hücreyi seçerek bunları birleştirebilir sanki tek bir hücreymiş gibide kullabiliriz.

Yazıtipi (Font) sekmesi ile hücre içerisindeki verilerin hangi puntoda veya renkte olunacağı ayarlanır.

Kenarlık (Bordes) sekmesi ile Hücreler etrafına istenildiği gibi çerceveler çizdirilebilir.

Desen sekmesi aracılığı ilede hücrenin zemin rengi nasıl olacak bunu belirleriz.

Satır ve Sütun Genişliklerini Ayatrlamak

Herhangi bir sütunu veya sütunları genişletmek için, genişletmek istediğimiz sütunlardan hücre seçimi yaparız. Ardından Biçin-Sütun-Genişlik (Format-Column-Width) komutu verilir gelen pencereye istediğimiz dğeri yazdıktan sonra Tamam düğmesine basarak, seçili olan sütunları genişletmiş oluruz. Bir başka yol ise mouse imlecini sütunu temsil eden harfin üzerine götürüp siyah çift yönlü bir oka dönüşmesini sağlarız. Mouse imleci değiştikten sonra sol düğme basılı iken sağa veya sola doğru hareket ettirerek genişliği ayarlayabiliriz.

Herhangi bir satırı veya satırları yükseltmek için, yükseltmek istediğimiz satırlardan hücre seçimi yaparız. Ardından Biçin-Satır-Yükseklik (Format-Row-Hight) komutu verilir gelen pencereye istediğimiz değeri yazdıktan sonra Tamam düğmesine basarak, seçili olan satırların yüksekliğini ayarlamış oluruz. Bir başka yol ise mouse imlecini satırı temsil eden rakamın üzerine götürüp siyah çift yönlü bir oka dönüşmesini sağlarız. Mouse imleci değiştikten sonra sol düğme basılı iken aşağı yukarı doğru hareket ettirerek yüksekliği ayarlayabiliriz.

Otamatik Biçemleri Kullanmak

Eğer tek tek hücreleri biçimlendirerek vakit kaybetmek istemiyorsak Microsoft Exccel’in otamatik biçemlerini kullanabiliriz. Bunu yapabilmek için biçemlendirmek istediğimiz hücreleri seçili hale getirr ardından Biçim-Otomatik Biçim (Format-Autoformat) komutunu veririz. Gelen pencereden uygun bir biçim seçildikten sonra tamam düğmesine tıklanır.

Kopyalama

Çalışma sayfasında bulunan verileri farklı bir alana kopyalamak için sırası ile şu adımlar izlenir;

 

1.        İstenilen hücreler seçili hale getirilir.

2.        Düzen-Kopyala (Edit-Copy) komutu verilir

3.        Sayfada istenilen hücre etkim hale getirilir.

4.        Düzen-Yapıştır (Edit-Paste) komutu verilir.

Özel Yapıştırma

Kopyala-Yapıştır yöntemini kullanarak yapılan kopyalamalarda hücreler tüm özellikleri ile birlikte kopyalanırlar. Eğer bir hücrenin sadece biçimini, formülünü, içerisinde bulunan verileri veya hücre için tanımlanmış veri doğrulamarından birini kopyalatmak istiyorsak  Düzen-Özel Yapıştır komutu kullanılır. Özel yapıştırma için sırası ile şu adımlar izlenir;

1.        İstenilen hücreler seçili hale getirilir.

2.        Düzen-Kopyala (Edit-Copy) komutu verilir

3.        Sayfada istenilen hücre etkim hale getirilir.

4.        Düzen-Özel Yapıştır (Edit-Paste) komutu verilir.

5.        Gelen pencereden istenilen seçenekler seçilir ve tamam düğmesine tıklanır.

Taşıma

Çalışma sayfasında bulunan verileri farklı bir alana taşımak için sırası ile şu adımlar izlenir;

1.        İstenilen hücreler seçili hale getirilir.

2.        Düzen-Kes (Edit-Cut) komutu verilir

3.        Sayfada istenilen hücre etkim hale getirilir.

4.        Düzen-Yapıştır (Edit-Paste) komutu verilir.

İstenilen Verilerin Bulunması

Microsoft Excel’de hazırlanan sayfalarda herhangi bir verinin bulunması için Düzen-Bul (Edit-Find) komutu verilir. Karşımıza gelen pencerede Aranan (Find What) kutusuna aranan metin yazıldıktan sonra Sonrakini Bul(Find Next) düğmesine tıklanılır.

Eğer bulunan verirnin farklı bir veri ile değiştirilmesi isteniyorsa Düzen-Değiştir (Edit-Replace) komutu verilir. Karşımıza gelen pencerede Aranan (Find What) kutusuna aranan veri yazılır ve bu veri yerine geçmesi istenen veride Yeni Değer (Replace With) kutucuğuna yazdıktan sonra Sonrakini Bul(Find Next) düğmesine tıklanılır. Eğer bulunan verinin değiştirilmesi isteniyorsa Değiştir (Replace) düğmeciğine değiştirmek istemiyorsak Sonrakini Bul(Find Next) düğmesine tıklanılır. Eğer sayfa içerisinde bulunanların hepsinin değiştirilmesini istiyorsak Tümünü Değiştir (Replace All) düğmeciğine tıklarız.,

İstenilen herhangi bir hücre üzerine gitmek istiyorsak Düzen-Git (Edit-Goto) komutu kullanılır. Gelen pencerede Başvuru (Reference) kutuçuğuna gitmek istenen hücrenin adı yazılır ve tamam düğmesine tıklanır.

Ekran Görünümü Değiştirmek

Microsoft Excel’de Görünüm (View) menüsü kullanarak Excel’in ekran görüntüsü değiştirilebilir.

Normal (Normal) Microsoft Excel’in varsayılan standart çalışma anı görünümünü sağlar.

Sayfa Sonu Önizleme (Page Break Preview) Sayfada kullanılan bölgelerin görüntüsü sağlar.

Araç Çubukları (Toolbars)  menü içinde bulunan komutların yaptıkları işleri basitçe gerçekleştiren küçük butonlardır. Araç çubukları komutu, butonları ve buton gruplarını kendi isteğimize göre düzenlememizi sağlar. Görünüm (View) menüsünde Araç çubukları (Toolbars) komutunu seçtiğimizde buton gruplarının ismi görüntülenir. Buton gruplarından en önemlileri Standart (Standart) ve Biçimlendirme (Formatting) gruplarıdır. Ekran da görünen bir araç çubuğunun isminin yanında ü işareti bulunur. Bir araç çubuğu grubunu akrana getirmek veya ekranda gizlemek için üzerinde tek tıklama yapmak gerekir. Eğer kendi isteğimize göre özel bir araç çubuğu oluşturmak istersek Özelleştir (Customize) seçeneği işaretlenir. Ekrana gelen diyalog kutusunda gerekli işlemler yapılarak özel bir buton grubu oluşturulabir.

Yakınlaştır (Zoom)  Microsoft Excel sayfaları normalde %100 oranında görüntülenir. Bu oranı %10 ile %500 arasında değiştirmek için Yakınlaştır (Zoom) komutu kullanılır.

Formül Çubuğu (Formula Bar)    Formüllerin ve hücre içindeki tüm bilgilerin görüntülendiği formül çubuğunu göstermek veya gizlemek için kullanılır.

 

Durum Çubuğu (Status Bar) Gerekli açıklayıcı bilgilerin görüntülendiği durum çubuğunu göstermek veya gizlemek için kullanılır.

Üst Bilgi ve Alt Bilgi Eklemek

Microsoft Excel’de sayfaların altında ve üstünde yer almasını istediğimiz sabit bilgiler eklemek için Görünüm-Üstbilgi ve Altbilgi (View-Header and Footer) komutu verilir.Bu komut verildikten sonra karşımıza Sayfa Yapısı (Page Setup) penceresi gelir. İstenilen altbilgi ve üstbilgi tanımlandıktan sonra tamam düğmesine basarak aktif hale getirebiliriz. Aynı işlemi Dosya-Sayfa Yapısı (File-Page Setup) komutu ilede yapabiliriz.

Sayfalara Yeni Satır ve Sütunlar Eklemek/Silmek

Eklemek

Bir çalışma sayfasına yeni bir satır eklemek için sayfa üzerinde satırı eklemek istediğimiz yeri etkinleştiririz ve Ekle-Satır (Insert-Rows) komutunu veririz. Birden fazla satır eklemek için birden fazla satırın seçili olması gerekir. Microsoft Excel seçili olan satır adetince satır ekler.

Bir çalışma sayfasına yeni bir sütun eklemek için sayfa üzerinde sütunu eklemek istediğimiz yere etkinleştiririz ve Ekle-Sütun (Insert-Columns) komutunu veririz. Birden fazla sütun eklemek için birden fazla sütunun seçili olması gerekir. Microsoft Excel seçili olan sütun adetince satır ekler.

Ekle-Hücre (Insert-Cells) komutunu kullanarak sayfada etkin hücrenin bulunduğu yere yeni bir hücre ekler. Bu komut verildikten sonra ekrana bir pencere çıkar. Bu pencereden eklenen yeni hücrenin varolan diğer hücreleri nasıl etkileyeceğini seçtikten sonra tamam düğmesine basılır.

Silmek

Bir çalışma sayfasında varolan bir satırı veya sütunu silmek için sayfa üzerinde silinmek istenen satır veya sütunlar seçilir, ardından Düzen-Sil(Edit-Delete) komutunu veririz. Birden fazla satır veya sütun silmek için birden fazla satırın veya sütunun seçili olması gerekir. Eğer sadece hücereler seçili ise ekrana bir pencere gelir ve silinen hücrelerin yerinin nasıl doldurulacağı sorulur. Uygun seçenek işaretlendikten sonra tamam düğmesine basılır.

Şekillerle Çalışmak

Microsoft Excel‘de sayfalarımıza resimler, sekiller veya wordart adı verilen özel yazılar ekleyebiliriz. Bunu yapabilmek içim Ekle-Resim (İnsert-Picture) menüsünden faydalanırız. Bu menü açıldığında karşımıza birkaç seçenek gelir.

Resim Eklemek

Ekle-Resim-Küçük Resim (İnsert-Picture-Clipart) komutunu verdiğimizde karşımıza Clipart Galeri penceresi gelir bu pencereden istenilen resim seçildikten sonra Insert düğmesine basılır ve sayfada imlecimizin bulunduğu yere seçtiğimiz şekil çıkar.

Otamatik Şekil Eklemek

Ekle-Resim-Otomatik Şekil(İnsert-Picture-Autoshapes) komutunu verdiğimizde karşımıza bir araç çubuğu gelir. Bu araç çubuğundan istenilen şekil seçildikten sonra mouse imleci + işaretine dönüşür ve sayfada mouse‘un sol düğmesine basarak bu şekli istediğimizi yere yerleştirebiliriz. Böylece sayfamıza otomatik sekilleri eklemiş oluruz. Eklenen otomatik şekilleri biçimlendirmek rengini değiştirmek, gölge vermek için Çizim (Draw) araç çubuğundan faydalanabiliriz.

WordArt Eklemek

Ekle-Resim-Wordart(İnsert-Picture-Wordart) komutunu verdiğimizde karşımıza Wordart Galeri penceresi gelir. Bu pencereden istenilen Wordart seçilerek Tamam düğmesine tıklanır. Bir sonraki ekrana istenilen metin yazılır ve yine Tamam düğmesine tıklanır. Bu şekilde sayfamıza Wordart eklenmiş olur. Wordart‘ları düzenlemek için WordArt araç çubuğundan faydalanılır.

Sayfalara eklenen nesneleri düzenlemek, taşımak, boyutlarını değiştirmek veya silmek için ilk etapda nesneyi aktif hale getirmeliyiz. Bir nesneyi aktif hale getirmek için üzerine bir kez tıklamamız yeterlidir. Nesneyi aktif hale getirdikten sonra “delete” tuşuna basark nesneyi silebiliriz.

Veri Girişlerini Sınırlandırmak

Microsoft Excel bir hücreye girilebilecek verilerin sınırlandırılmasına izin verir. Bu sayede hücrelere yanlış verilerin girilmesi önlenmiş olur. Örneğin personel maaşlarının girildiği bir hücreye belirtilen rakamlar dışında hiçbir bir değer girilemez. Bu sınırlandırmayı yapmak için Veri-Doğrulama menüsünden yaralanırız. Bu komut verildikten sonra ekrana gelen pencereden Ayarlar sekmesinde bulunan İzin Verilen Adlı açılan metin kutusundan hücrede bulunacak verinin türünü belirleriz. Hemen ardından Veri adında yeni bir açılan metin kutusu oluşur. Buradanda nasıl bir karşılaştırma yapacağımızı belirleriz ve aşağıdaki metin kutularına

 

kriterlerimizi gireriz. Tüm bu işlemler yapıldıktan sonra doğrulama özelliğini verdiğimiz hücrelere yanlış veya bizim isteğimiz dışı bir veri girildiğinde Microsoft Excel bizi uyaracak ve girilen veriyi kabul etmeyecektir. Eğer

Microsoft Excel’in hata mesajını beğenmiyorsak bunu değiştirmek için Veri-Doğrulama komutunu verdiğimizde gelen pencereden Hata Uyarısı adlı sekmeyi seçeriz. Mesaj penceresinin başlık çubuğunda ve içeriğinde yazacak olan iletiler belirlenir ve tamam düğmesine basarız. Artık hücreye hatalı bir veri girildiğinde Microsoft Excel’in standart hata uyarısı değil bizim kendi belirlediğimiz hata uyarısı ile karşılaşırız.

Eğer istenirse hücre üzerine gelindiğinde Microsoft Excel’in bize bu hücre hakkında bir açıklama vermesini sağlayabiliriz. Veri-Doğrulama komutu verildiğinde gelen pencereden Girdi İletisi adlı sekme seçilerek ilgili yerler doldurulğunda Microsoft Excel bizi hücre üzerine geldiğimizde hücre hakkında bizim belrlediğimiz notu gösterecektir.

Hücreleri Değerlerine Göre Biçimlendirme

Microsoft Excel hücreleri alabilecekleri değerlere göre biçimlendirmemize olanak sağlar. Bir hücreyi içeriğine göre biçimlendirmek için ilgili hücreler seçildikten sonra Biçim-Koşullu Biçimlendirme komutu verilir. Gelen pencerede kriterler belirlendikten sonra Biçim düğmesine tıklayarak bu kriterlere uygun veri girildiğinde hücrenin alacağı biçim belirlenir,  eğer 2. bir kriter daha girilmek isteniyorsa Ekle düğmesine basarak bir diğer kritir belirlenir ve bu kriter için farklı bir biçim belirlenir. Microsoft Excel’de bir hücre için en fazla üç adet koşullu biçimlendirme belirtilebilir.

Verileri Sıralama/Fitltreleme

Microsoft Excel’de verilerin daha düzenli olması daha hızlı ve pratik bir şekilde ulaşılabilmesi için sıralama ve filtreleme yöntemleri kullanılır.

Veri-Sırala (Data-Sort) komutu   verilerek sıralama penceresine ulaşılır. Bu pencerede sıralamanın hangi sütunlara göre yapılacağı belirlenir. Ardından bu sıralamanın Artan (Asceding)  veya Azalanmı (Desceding) olacağı belirtilir ve tamam düğmesine basılır. Ayrıca sırlama yapılırken ilk satırın sıralamaya dahil edilip edilmeyeceğide Başlık Satır Var, Başlık Satır Yok seçeneği işaretlenerek belirlenebilir.

Veri-Süz-Otamatik Süz (Data-Filter-Autofilter) komutunu vererek sayfada bulunan verilerin filtrelenmesi sağlanır. Bu sayede tabloda yanlızca gerekli bilgilerin görüntülenmesi sağlanabilir. Bu komut verildiğinde tablonun başlangıç sütunlarında Aşağıya ok butonları görüntülenir. Aşağı ok butonu tıklandığında filitrelemek istenilenilen bilgi işaretlenir veya Özel (Custom) seçeneği tıklanarak gelen pencere yardımıyla isteğe bağlı aralıklarda filitreleme yapılabilir. Filitreleme işlemi bittiğinde normale dönmek için Veri-Süz-Otomatik Süz (Data-Filter-Autofilter) komutu tekrar verilir.

Grafiklerle Çalışmak

Microsoft Excel’de grafik oluşturmak için ilk etapda grafik için kullanılacak verilerin girilmesi gerekir. Ardından sayfa üzerinde verilerin bulunduğu hücreler seçili hale getirilir ve Ekle-Grafik (Insert-Chart) komutu verilir. Ekrana grafik oluşturmak için graik Sihirbazı (Chart-Wizard) penceresi gelir. Bir pencerede bir başka sonraki aşamaya geçmek veya dönmek için İleri (Next) ve Geri (Back) düğmeleri kullanılır.Grafik oluşturmak için 4 adım gereklidir. 1. Aşamada grafik türü seçilir ve İleri (Next) düğmesine tıklanır. Ekrana 2. Aşama gelir, burada Grafiğin satırlara göremi yoksa sütunlara göremi çizileceği belirlenir ve İleri (Next) düğmesine tıklanır. 3. Aşamada grafiğin çeşitli seçeneklere göre yapılandırılması ve grafiğe son şeklinin verilmesi sağlanır ve İleri (Next) düğmesi tıklanır. Son aşamada ise grafiğin farklı bir sayfaya mı yoksa tablonun bulunduğu sayfaya mı yerleştirileceği belirlenir ve Son (Finish) düğmesi tıklanır.

Böylece grafik Microsoft Excel ortamına yerleştirilmiş olur. Ekrana Grafik işlemlerini düzenlemek ile ilgili butonların bulunduğu Grafik Araç Çubuğu yerleşir. Bu butonlar yardımıyla veya Grafik (Chart) menüsü yardı ile grafik tekrar değiştirilir veya düzenlenir.

NOT: Bir grafik üzerinde tek tıklama yapıldığında grafik boyutları ayarlanabilir, grafik taşınabilir veya kopyalanabilir, grafik silinebilir. Grafiğin düzenlenmesini istediğiniz alanının üzerinde çift tıklama yapılarak ekrana gelen diyalog kutusu yardımıyla grafiğinizi renklendirebilir, yazılarını düzenleyebilirsiniz.

Formüllerle Çalışmak

Microsoft Excel gelişmiş bir elektronik bir hesap tablosudur ve birçok işlemi yapabilmek için içerisinde birçok fonksiyon barındırır.

Microsoft Excel’de herhangi bir hücreye formül girerken kesinlikle = işareti ile başlanmalıdır. Herhangi bir hücreye =5+10  formülünü girersek hücre otamatik olarak 15 değerini alacaktır. Microsoft Excel’in bir işlem yaparken kullandığı işaretletler şunalrdır;

 

 

+             Toplama

–                      Çıkartma

*             Çarpma

/              Bölme

^              Üst Alma

%            Yüzde Hesaplama

Aşağıda örnek birkaç işlem verilmiştir;

=10+5                                   sonuç 15 çıkacak

=50-30                                  sonuç 20 çıkacak

=3*4                                      sonuç 12 çıkacak

=49/7                                    sonuç 7 çıkacak

=2^3                                      sonuç 8 çıkacak

=300*20%                           sonuç 60 çıkacak

Microsoft Excel’de Çarpma ve Bölme işlemleri her zaman öncelik hakkına sahiptir. Eğer bir formül içerisinde aynı anda hem toplama veya çıkarma hemde çarpma veya bölme işlemleri varsa öncelik hakkı verilmek istenen işlemler  parantezler “( ) “ içerisinde yazılmalıdır; Aşağıdaki örneklere dikkat ediniz;

=10+20/2                             sonuç 20 çıkacak

=(10+20)/2                           sonuç 15 çıkacak

Formüllerde Hücre Adreslerini Kullanmak

Microsoft Excel’de formül hazırlarken hücre isimleri referans olarak kullanılabilir. Aşağıda öğrenci notlarının girildiği bir  tablo bulunmaktadır.

  A B C D
1 ADI SOYADI 1. SINAV 2. SINAV ORTALAMA
2 UĞUR ŞAHİN 90 80 ?
3 AHMET ÇELİK 60 70 ?
4 AYŞE  DEMİRCAN 75 75 ?

Bu tabloda öğrencilerin not ortalamalarını hesaplatmak için D sütununda bulunan hücrelere şöyle bir formül girilmelidir;

D2 hücresi için                     =(B2+C2)/2

D3 hücresi için                     =(B3+C3)/2

D4 hücresi için                     =(B4+C4)/2

Bu formüllere göre D2 hücresinin değeri 85, D3 hücresinin değeri 75 ve D4 hücresinin değeri 65 olacaktır.

Formülleri Otomatik Çoğaltmak

Yukarıdaki örnekte tek tek her öğrencinin not ortalamasını hesaplatmak için not ortalamaları girildi. Eğer öğrenci sayısı yukarıdaki gibi 3 değilde 500 olsaydı bu iş bir işkence olacaktı. Microsoft Excel’in bu tip durumlar içinde önerdiği bir çözüm vardır. Tek tek tüm hücrelere formül girmek yerine sadece ilk hücreye formül girilir. Daha sonra formülün girildiği hücrenin üzerine gelip mouse imlecini hücrenin sağ alt köşesine götürürüz. Mouse imleci siyah bir artı işaretine dönüştükten sonra sol düğme basılı tutularak aşağı doğru çekilir. Bu şekilde istenen hücrelere formülü atamış oluruz. Otomatik formül çoğaltmada ilk formül referans alınır ve her bir alt satırda formül içerisinde geçen hücre adları bir artırılır.

Eğer formül çoğaltmada formül içerisinde bir hücre adının sabit kalması istenirse hücre adı yazılırken $ işaretleri ile beraber yazılır. Örnek olarak aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

  A B C D E F
1 ÜRÜN ADI ALIŞ FİYATI SATIŞ FİYATI   Kar Marjı 10
2 Televizyon 250.000.000 TL. ?
3 Çamaşır Makinası 480.000.000 TL. ?
4 Buzdolabı 460.000.000 TL. ?

Yukarıdaki örnekte satmış olduğumuz ürünlerin bir listesi bulunmaktadır. Kar Marjı adlı bölüme yani F2 hücresine gireceğim rakam oranında satış fiyatları hesaplanmasını istiyorum. Yani tüm ürünlerin fiyatı hesaplanırken F1 hücresi sabit olarak kullanılacak.

=B2*F1%             formülü sadece B2 (250.000.000 TL.)  yüzde F1’ini (10) hesaplayacak. Aynı zamanda F1’ in formül çoğaltmada sabit kalmasını istediğim için $ işaretleri arasında yazmam gerekecek. C2 hücresine girilecek formül şu olmalıdır;

=B2+(B2*$F$1%)

Farklı Çalışma Sayfalarındaki Verileri Kullanmak

Microsoft Excel’de her çalışma kitabı 3 adet sayfa ile açılır. Bu sayfaları artırabilir veya azaltabiliriz. Yeni bir çalışma sayfası oluşturmak için Ekle-Çalışma Sayfası (Insert-Work Sheet) komutu verilir. Varolan bir sayfayı

 

 

silmek için Düzen-Sayfayı Sil (Edit-Delete-Sheet) komutu verilir. Aktif sayfanın adını değiştirmek için sayfa adı üzerine çift tıklayabilir veya Biçim-Sayfa-Yeniden Adlandır (Format-Sheet-Rename) komutu verilir.

Farklı bir sayfadan veri alınırken SayfaAdı!HücreAdı kalıbı kullanılır.

 

 

EV SAYFASI

 

A B
1 ELK 15.000.000 TL
2 SU 8.000.000 TL
3 KİRA 120.000.000 TL
4 TOPLAM ?

 


İŞ SAYFASI

 

A B
1 ELK 80.000.000 TL.
2 SU 30.000.000 TL
3 KİRA 600.000.000 TL
4 TOPLAM ?

 


TOPLAM SAYFASI

 

A B
1 ELK ?
2 SU ?
3 KİRA ?
4 TOPLAM ?

 

 


Yukarıda bir çalışma kitabında bulunan 3 adet farklı sayfa görülmektedir. EV sayfasında ev için yapılan harcamalar, İŞ sayfasında işyeri için yapılan harcamalar ve TOPLAM sayfasında ev ve işyeri için yapılan harcamaların toplamını hesaplayacağımızı varsayalım. Buna göre sayfalara gireceğimiz formüller şu şekilde olmalıdır.

Ev için yapılan toplam harcama miktarını görebilmek için EV sayfasında B4 hücresine şu formülü girmeliyiz;

=B1+B2+B3

yada;

=TOPLA(B1:B3)                sonuç 143.000.000 TL. çıkar

İş için yapılan toplam harcama miktarını görebilmek için İŞ sayfasında B4 hücresine şu formülü girmeliyiz;

=B1+B2+B3

yada;

=TOPLA(B1:B3)                sonuç 710.000.000 TL. çıkar

TOPLAM sayfasında ise ev ve işyeri için ödenen meblağları bulmak için gireceğimiz formül şöyle olmalıdır;

B1 hücresi için                     =EV!B1+İŞ!B1                   sonuç 95.000.000 TL. çıkar

B2 hücresi için                     =EV!B2+İŞ!B2                   sonuç 38.000.000 TL çıkar

B3 hücresi için                     =EV!B3+İŞ!B3                   sonuç 720.000.000 TL. çıkar

B4 hücresi için                     =EV!B4+İŞ!B4                   sonuç 853.000.000 TL. çıkar

 

NOT : Eğer sayfa adı boşluk içeriyorsa formül içerisinde sayfa adı yazılırken tırnak ( ‘ ) içerisinde yazılmalıdır.

 

Karşılaştırmaları Kullanmak

Microsoft Excel’de bir hücrenin alabileceği değere göre farklı işlemler yaptırmamız mümkündür. Bunu yapabilmemiz karşılaştırma oparatörlerinden faydalanırız. Microsoft Excel’de kullanılan karşılaştırma oparatörleri şunlardır.

 

>                             Büyüktür

>=                           Büyük eşittir

<                             Küçüktür

<=                           Küçük eşittir

=                             Eşittir

<>                           Eşit değildir

 

Microsoft Excel’de karşılaştırma oparatörlerini kullanmak için Eğer (If) adında bir fonksiyon bulunmaktadır. Bu formülün kalıbı EĞER(KOŞUL;DOĞRU;YANLIŞ) şeklindedir. Bu fonksiyonda bir koşul belirtilir ve bu koşul doğru çıkması veya yanlış çıkmasına göre bir işlem yapılır.

Öğrenci notlarını girdiğimiz bir tablomuz olsun. Bu tabloda öğrencilerin not ortalamasına göre GEÇTİ veya KALDI yazmasını istiyorsak EĞER ( IF ) fonksiyonunu kullanmalıyız.

 

  A B C D E
1 ADI SOYADI 1. SINAV 2. SINAV ORTALAMA DURUM
2 UĞUR ŞAHİN 90 80 ? ?
3 AHMET ÇELİK 60 70 ? ?
4 AYŞE  DEMİRCAN 75 75 ? ?

Bu tabloda ilk önce öğrenci not ortalamalarını hesaplatmak için D sütununda ortalamaları hesaplayan bir formül girmeliyiz. Buna göre;

 

 

D2 hücresine                        =(B2+C2)/2

yada

=ORTALAMA(B2:C2)      formülünü girmeliyiz. Bu şekilde

Bu şekilde tüm öğrencilerin not ortalamaları hesaplandıktan sonra, E sütununda geçti kaldı durumlarını hesaplatmak için şu formüller girilmelidir;

E2 hücresine        =EĞER(E2>=50;”GEÇTİ”;”KALDI”)

E3 hücresine        =EĞER(E3>=50;”GEÇTİ”;”KALDI”)

E4 hücresine        =EĞER(E4>=50;”GEÇTİ”;”KALDI”)

Formül içerisinde geçen GEÇTİ ve KALDI metinlerinin tırnak içerisinde yazıldığına dikkat edin. Bir formül içerisinde eğer metin kullanılıyorsa kesinlikle tırnak içerisinde yazılmalıdır.

Bu formülü biraz daha genişletmek istersek yani geçti kaldı değilde öğrenci not ortalaması 85 üzerinde ise TAKDİR, 85-75 arasında ise TEŞEKKÜR,  75-50 arasında ise GEÇTİ, 50’nin altında ise kaldı yazmasını istersek formülümüz şu şekilde olmalıdır.

=EĞER(E2>=85;”TAKDİR”;EĞER(E2>=75;”TEŞEKKÜR”;EĞER(E2>=50;”GEÇTİ”;”KALDI”)))

TOPLA Formülü (SUM)

=TOPLA(Başlangıç Değerri:Bitiş Değeri)

Başlangıç değeri olarak verilen hücreden bitiş değeri olarak verilen hücreye kadar içerisinde rakam bulundruran bütün hücrelerin toplamını hesaplar.

  A B C D E F
1 10 5 3 8 7  
2 20 10 6 16 14  
3 30 15 9 24 21  
4 40 20 12 32 28  
5 50 25 15 40 35  

Yukarıdaki tabloyu ele alırsak ;

=TOPLA(A1:A5) formülü A1 ve A5 aralığında bulunan bütün hücrelerin toplamını verir. Yani bu formül =A1+A2+A3+A4+A5  formülüne eşittir.

=TOPLA(A1:B5) formülü A1 ve B5 aralığında bulunan bütün hücrelerin toplamını verir. Yani bu formül =A1+A2+A3+A4+A5+B1+B2+B3+B4+B5   formülüne eşittir.

TOPLA fonksiyonunda Başlangıç Değeri ve Bitiş Değeri arsında iki nokota üst üste ( : ) işareti yerine noktalı virgül ( ; ) işareti kullanırsa eğer sadece belirtilen hücre adresleri işleme tabii tutulur. Örneğin ;

=TOPLA(A1;A5) formülü A1 ve A5 hücrelerinin toplamını verir. Yani bu formül =A1+ A5  formülüne eşittir.

=TOPLA(A1;sB5) formülü A1 ve B5 hücrelerin toplamını verir. Yani bu formül =A1 +B5   formülüne eşittir.

ÇARPIM Formülü (PRODUCT)

=ÇARPIM(Başlangıç Değeri:Bitiş Değeri)

TOPLA gibi kullanılır. Aralrındaki fark toplama yerine çarpma yapmasıdır.

MAK Formülü (MAX)

=MAK(Başlangıç Değeri:Bitiş Değeri)

Belirtilen hücreler içerisindeki en yüksek değeri geri döndürür.

MİN Formülü (Min)

=MİN(Başlangıç Değeri:Bitiş Değeri)

Belirtilen hücreler içerisindeki en küçük değeri geri döndürür.

ORTALAMA Değer Formülü (AVERAGE)

=ORTALAMA(Başlangıç Değerri:Bitiş Değeri)

Belirtilen hücreler ortalamsını döndürür.

KAREKÖK Formülü (SQRT)

=KAREKÖK(Değer)

Belirtilen hücrenin karekökünü döndürür. Örneğin;

=KAREKÖK(49)                 7 sonucunu verir

YUVARLA Formülü

=YUVARLA(Değer;Ondalık basamak sayısı)

Belirtilen hücre veya değerin ondalık basamak sayısını belirler. Örneğin

=YUVARLA(19.784;2)                     19,78 sonucunu verir

=YUVARLA(5,4;0)                            5 sonucunu verir

=YUVARLA(5,8;0)                            6 sonucunu verir

BUGÜN() Formülü ( DATE() )

=BUGÜN()

Günün tarihini verir

ŞİMDİ() Formülü ( NOW() )

=ŞİMDİ()

Günün tarihini ve saatini verir.

Hatalar

Microsoft Excel’de yaptığımız islemlerimizde bulunan yanlışlıklara karşın değişik hata mesajları ile karşılaşırız. Bu hatanın anlamını bildiğimiz takdirde düzeltmemiz daha kolay olur.

###### Hatası

Uyguladığınız formül sonucunun hücreye sığmayacak kadar büyük olması durumunda görülür. Sütun genişliğini ayarlayarak soeunu giderebiliriz

#SAYI/O Hatası

Sıfıra bölme hatasıdır. Bölen olarak 0’dan (sıfır) daha farklı bir rakamın girilmesi ile düzeltilebilir.

#AD ? Hatası

Formüldeki girilen metnin tanınmadığı durumda bu hata ile karşılaşırız. Formül adının yanlış yazılması halinde veya formül içerisindeki metnin çift tırnak içinde girilmemesi durumunda gelen bir hata mesajıdır. Formül düzeltiğinde hata giderilir.

#YOK Hatası

Değer bulunamaması durumunda oluşan bir hatadır. Formül içine değişkenler girilmelidir.

#SAYI Hatası

Bir sayı ile ilgili problem oluştuğunda oluşur. Microsoft Excel’de gösterilemeyecek kadar büyük veya küçük sayı üreten formüllerde bu hata ile karşılaşırız.

#DEĞER Hatası

Sayı veya mantıksal fonksiyon girilmesi gereken yere metin girilmesi durumunda oluşur.